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2013年3月 9日 (土)

電子的に文字で情報を伝える時に注意すること

世の中にインターネットとメールが登場して以来、いろいろなことが便利になったわけだが、仕事において最も便利になったのは「情報周知」である。

かつては、音声で伝えるか紙に印刷して配布していた。

音声
・会議で発表する
・面談して話す
・電話をかけて伝える


・会議で紙を配る
・回覧する
・封書で送る

時代は変わり、音声と紙の大半はメールと掲示板に移行した。
こうした電子的な手法は、短時間で多数の人に情報を送ることができる。
しかし、情報を発信できる人は限られてくる。

なぜならば、言葉は流れ去っていくが、文字はずっと残るからだ。

「えーっと、お知らせなんすけどぉ~みたいな」
このような、言葉を大切に思っていない人の語り口。
言葉でいうことはできても、メールに書くことはできない。

業務連絡をメールや掲示板でおこなう場合、発信者の周知リテラシーがよく現れる。

文例を元に、いくつか注意することを挙げよう。

(以下、文例)

★代替手順のお知らせ

明日、サービスが停止する為、その間もサービスが利用出来る臨時手順をお知らせします。
詳しくは、添付ファイルをご参照下さい。

               【問い合わせ先】
                総務部 鈴木一郎

(文例、ここまで)

■タイトルや本文に、一貫性のない記号(ここでは★)を使わない。
特にこれらの記号を署名に使っている人は、幼稚な人に見える。

■日付を明示する
「明日」「本日」は避け、3月9日のように日付をつかう。
同様に「朝イチ」「午後」といった表現は避け、開始終了の時分を書く。

■「為」「出来」「下」のように、ひらがなで平易に言える言葉を、わざわざ漢字にしない。日本語が下手だと言うことがばれる。

■名詞を統一する。
文例では、同じ名詞に対してタイトルでは「代替手順」と書き、本文では「臨時手順」と書いている。
こうした名詞不統一の文章を書く人は、信用を落とす。

■半角カタカナを使わない
コンピューター社会においては常識。
そもそも、半角にする意味がわからない。
「この掲示板では文字化けしないから」などと居直ると、空理空論の人と呆れられる。

■スペースで体裁を整えてはいけない
上記の例では署名部分が右に寄っているが、これはスペースで左余白を作り、右寄せに見せている。
こうしたスペースは、読む側の環境で位置がずれたり、2行に渡ってしまい見苦しい。
"パソコンスキルほぼゼロです"と自ら宣伝しているに等しいのである。

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