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2014年7月16日 (水)

パワポ図書館にムダな時間を捨てている方への提案

あなたの会社にもないだろうか?
いや、きっとある。
それは、パワポ図書館

力作のパワポ
ページ数が少ないものでも10ページ。
多いものは、30ページというのも珍しくない。

1つのスライドショーを作るのにかけた時間は、
1ページ10分、平均20ページとして200分。
3時間と20分だ。

この力作パワポは、会議の発表資料としてデビューする。
200分かけた資料も説明するのは30分程度。

研修会資料の教材のように、特殊なものを除き、
力作のパワポが日の目をみるのは、デビュー戦1回限り。
会議が終わると「共有フォルダー」なるところに「格納」される。

なかには、そのデビューの機会すらないままに終わる力作もある。
力作の作者は、そこで燃え尽きてしまい、その内容を周知する余力は残っていない。

なぜならば、力作の作者は、すぐさま次の力作に取りかからねばならないからだ。

パワポ図書館には、日々力作が溜まっていく。
格納男に要確認と周知された犠牲者たちが、1度は開いてみる。
だが、その役割はそこで終わり。
もう二度と見られない。
パワポ図書館は開架というカタチを取っているが、実際には閉架に近い。

「共有フォルダーに格納しました」と言う格納男

1つの力作が何人の目に触れるのか?
という視点でかぞえた場合、せいぜい20人というところだろう。
では、格納男に周知された犠牲者たちが、その20ページの力作をぱらぱらと見て、どれだけのことを理解するかというと、これが悲惨だ。

20ページに詰め込まれた100項目以上の情報を、誰の説明もなく独学して得られる情報は3つか4つ。
それも誤解を伴うリスクがある。

せいぜい20人の人しか見ない。
情報伝達力は大いに怪しい。
そもそも、作者の発想自体が的外れかも知れない。
それは惨事だ。

惨事のために三時間もかけていいのか?
ダメに決まっている。

そこで、しらべるは提案する。
それは「パワポ禁止令」だ。
発想や仕様をまとめる資料はエクセルに限定する。

ページの切り替えは[PgDn]キーでおこなう。
[PgDn]キーで、ページが切り替わるよう、行幅・行数を工夫すれば、見る側にとってみればパワポのスライドショーと大差ない。

共感を得て迎えられた(=オーソライズされた)時点で、説明会資料、研修資料に格上げする。
そこでパワポに入れ直せばよい。

それを二度手間と言わない。
無数の力作パワポにムダな時間を捨てていることを知らなければならない。

ど素人!パワーポイント講座

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