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2015年1月 7日 (水)

忘れてしまう機能を思い出す方法 エクセル2010

ある日、僕はもの書きにエクセルを使うユーザーだった。
エクセルはもう20年近く使っている。
その前のLotus1-2-3時代を含めれば、ワークシート歴は25年だ。
エクセル検定の資格もとっているから、人並み以上に使いこなしていると自負している。

それでも数年に一度、困難が訪れる。
パソコンを買い換えて、やむを得ずエクセルを買い換えた時だ。

なかでも、厄介なのは滅多に使うことがない機能。
毎日使う機能ならば、カラダが覚えている。
だが、1ヶ月に一度しか使わない機能はそうはいかない。

確か1回やったはずだが、思い出せない。
あれこれ試してみるが、その時間が惜しいことは経験上わかっている。
すぐに「しらべる」でしらべる。
まとめていなければ、Google先生に聴く。

答えはすぐにわかる。
テキストにすれば数行で済むことだ。
どこかに備忘録として書いておく。
だが、その備忘録がどこにあるかを忘れる。
また、Google先生に・・・

そんな堂々巡りも経験でわかっている。
こういうケースでは「辞書登録」が便利だ。


滅多に使うことがない「改ページ」
心ないエクセルの作り手から送られてくる「改ページプレビュー」
「かいぺーじ」にまつわる4つの手順を登録する。


改ページの挿入
改ページを挿入する下の行を選択
[ページレイアウト]タブ> [改ページ] >改ページの挿入
(53文字)

改ページの削除
削除する改ページの下の行を選択
[ページレイアウト]タブ> [改ページ] >改ページの解除
(53文字)

改ページプレビューにする
[表示] タブ>[改ページ プレビュー]
(34文字)

改ページプレビューの解除
[表示]タブ>[標準]をクリック
(29文字)


これらの辞書登録はすべて「かいぺーじ」という読みで登録する。
「かいぺーじのさくじょ」のように正確なよみで登録すると、
何というよみで登録したかを忘れてしまうし、入力キーが多すぎる。

「かいぺーじ」という同じよみで4パターンの作業を登録しておけば、
「かいぺーじ」と入力すると、4つの候補が並ぶ。
その中から、お目当ての作業を数字で選んで確定させる。
それを見ながら、実際の作業をすればよい。


■登録できる文字数の上限
Microsoft Office IME 2010→60文字
ATOK→100文字
Microsoftを使っている場合、登録語は60文字以内に編集する必要がある。



改ページプレビューは
作り手が
想定通りの範囲が印刷できるようになっているか?
項目、段落の切り替わりと改ページの位置が合っているか?
といったことを確認するためのプレビュー。

ファイルをもらった人が見るものではない。
印刷範囲は作り手が設定して、相手に渡すものだからだ。

改ページプレビューのままにしてファイルを送るのは
下書き原稿を送っているのに等しい。

しかも、もらった人がファイルを開くと、改ページプレビューのままでは見づらい。
しかし、エクセルのど素人はそれが「改ページプレビュー」であることすら知らない。
従って、標準に戻す方法もわからない。
「改ページプレビュー」というキーワードを知らないので、Google先生に聞くのも億劫だ。

ちなみに、疑問に思ったことをありのまま聴けば、Google先生は答えてくれる。
真ん中あたりに1ページと書いてあるのを消したいと思えば
「1ページ エクセル 消す」
といったキーワードで聴けば、日本中のGoogle先生が答えてくれている。

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