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2018年9月21日 (金)

申請書を使い回してはいけない理由「申請」と「依頼」は違う

鈴木 様
お世話になります。
総務部の佐藤です。

お送りいただいた「申請書」についてご連絡します。
申請書は申請先が提供する書式を、その都度、申請先から入手して使用するものです。
申請経験者や、となりの人からもらうものでもありません。
申請書は申請先の組織が、その申請案件に関する上位規程に則り運用しています。
運用は日々、変化します。
いいえ、変化すべきものです。

上位規程の変更、状況の変化、効率のよい方法への変更
こうした変化に応じて、申請書式は改訂されます。

もしも、あなたが、過去に申請した際に使った申請書式を保管していて、それを再利用したとした場合、申請先が申請書式を変更していたら、そこに齟齬が生じます。
それは些細なことかも知れませんが、上位規則の変更に伴う変更がなされていた場合、現行規則に合わないこともあります。


鈴木さん、想像してみてください。
あなたは役所に申請に行きました。
その時、申請書が置いてある場所から「また、いつか使うかも」と言って、余分にがめて来ますか?
がめて保管しておいた申請書を、次回、申請に行く時に使っていますか?

これが宅配便の伝票ならば、予備をもらって来ても、再利用が利くかも知れません。
それは「申請」ではなく「依頼」だからです。
「依頼」を受けるサービス提供者は、たいてい、融通を利かせてくれます。
「申請」と「依頼」は違うのです。
「申請」を受ける組織が、融通を利かせていたら、ルールは亡きものとなります。
申請が通らないと「融通が利かない」という申請者がいますが、それは「融通が利いてルールは有名無実な組織」で働くことが、どれだけ危ういかを想像できない人です。


企業内における申請書は、エクセル、ワードなど電子的なファイルで作られます。
これは、そこで働く人たち一人一人に会社からパソコンが貸与されているという前提があります。
そして、パソコンの方が記入がスムーズ。メールに添付して送ることができるので、送る手間、受け取る手間が省力化される。といった、効率重視の前提によるものです。

その効率を逆手にとって、申請書の使い回しを「常識」とするのは、あなたの錯覚です。
目を覚ましましょう。
運用の本質を見つめましょう。

あなた以外の大半の社員はルールに則っています。

おわり

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