« リマインドメールが必要な組織とは? | トップページ | マラソンレース用イヤホンの条件 »

2018年11月23日 (金)

リマインドメールに書くべき4つの要件

リマインドメールに書くべき4つの要件

1.時刻
たいていのメールは「15:00~」のように書かれており、終了時刻が明記されない。
なぜ、終了時間を書かないの?と聞いたことがあるが「早く終わるかも知れないので」と屁理屈が返ってきた。
終了時間を明記しない司会者はへぼだ。元々、時間どおりに進める気がない。
終了時間が書かれていない会議招集は、それだけでテンションが下がる。

2.場所
同じ部署の会議では書かれていないことがある。
「となりの会議室に行ってましたよ(笑)」みたいな自虐ネタを遅刻者に言わせないために、これは書いて欲しい。

3.会議の目的(主な議題)
時間や場所は覚えていても、その日のスタートとゴールがイメージできている人は少ない。それこそ「リマインド」した方がいい。

4.会議資料の在処
社内会議で共有フォルダーがある場合、そのパス
クラウドストレージの場合、そのURL
事前確認資料、課題の提出先は、その都度手元の資料にパス・URLを見に行かずに済むので、これを書いて初めて「リマインドメール」の存在意義があろうかというものだ。

ある時、主催者に「パスを書いた方がいいよ」と進言したところ「パスを書くのはセキュリティ的に問題あると思いますので書いていません」と勝ち誇られてしまった。
いまどき、pathとpass(password)の言葉の違いもわからぬやつには、それ以上、言えることがない。



これら4つの要件は、いわゆる「5W1H」のうちの「4H」である

1.時刻(開始、終了)→when
2.場所→where
3.主な議題(会議の目的)→why
4.会議資料のパス・URL→what

リマインドメールに「who」「how」は要らない。


誰がにあたる「who」は基本的には不要
ただし、役職などの属性により招集される会議では「この会議は原価管理担当者が招集されているのだ」ということを明示するために、書くことが望ましい。
なかには、何度も会議招集メールを受け取っておきながら「メールは来ていたけど、自分は関係ないと思った。主催者はメールさえ送ればそれで仕事が済んだと思っているのか」と詭弁を弄する輩もいるからだ。


どのようにに当たる「how」は基本的には不要
会議をどのように進行して、時間内に結論を得るかは、主催者(司会者)の手腕にかかっている。
実際にはそこが一番危ういのだが。

|

« リマインドメールが必要な組織とは? | トップページ | マラソンレース用イヤホンの条件 »

ビジネス」カテゴリの記事