2018年7月31日 (火)

エクセルで「気が利かないやつ!」と思われないために(拡張子)

添付ファイルをご覧ください

今日もそんなメールが届く

添付されていたのはエクセル
ファイルを開く
するとファイル名の右側に「互換モード」と書いてある
まぁいいか
ファイルの一部を修整して、上書き保存
しようとすると

このブックで使用されている次の機能は、以前のバージョンのExcelではサポートされていません。・・・・省略

「互換性チェック」のダイアログが開く
そこで[続行]とクリックすれば済むことだが、そのファイルを多くのユーザーが利用している場合、皆が同じ手間を踏むことになり好ましくない。


エクセル2007より、エクセルブック(エクセルで作ったファイル)の拡張子は.xlsxに変わった。
(マクロありの場合は.xlsm)
それ以前のバージョンで作ったファイルの拡張子は.xls

エクセル2007が発売されたのは2007年1月
すでに10年が過ぎており、多くのユーザーは「拡張子が.xlsx」になる(エクセル2007以降の)エクセルを使っている。

※ここでは以下、エクセル2007以降を「新しいエクセル」、それ以前のものを「古いエクセル」と呼ぶ


新しいエクセルでも、古いエクセルで作った.xlsのブックは開くことができる。
他人がつくったブックに数字や文字を入力するといった限りでは、特段の不便はない。

だが、ファイルを開く度に「互換モード」と表示され、保存する度に[続行]をクリックしなければいけないのはストレスだ。
また古い形式は、脆弱性が発見され、それが悪用されるというリスクが、新しいものよりも相対的に高い。

業務効率を追求している人
セキュリティ意識が高い人
そんな人たちは思う

こんな古いブックを新しい形式に変えようとしないのは、気が利かない、面倒くさい、問題意識がない、知識がない、そんな人なのだろうなと。


ブックを新しい形式に変えると拡張子が変わる。
そのブックをネットワークで共有していて、ファイル名のフルパス(full path)を開示している場合(末尾にxがつくので)パスが変わってしまい「みつかりません」となってしまう。

知識はあるけれど、問題意識がない「中途半端な人」は、それをエクセルの形式を替えない言い訳にすることがあるが、
大抵、後付けのへりくつに過ぎない。


拡張子を変えた場合、古い.xlsブックは以下のようにすればよい
▼内容をすべて削除
▼ブックを開いてすぐ見える位置に以下のように記す

**のブックは改訂しました。最新版は以下より入手してください。
*********.xlsx ←ネットワーク上のフルパス or URL

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2018年1月10日 (水)

エクセル緑の三角に3年ごとに再会する

エクセルを「エクセル2016」に変えたところ、いつも使っているブックに、緑の三角がお目見えした。
久しぶりだ!
えっっと、君の名は?
確か、なんとか、なんとか、なんとか
つまり、3つの単語で構成された名前だったことしか思い出せない。
それはエクセルのバージョンが上がったからではなく、設定が初期値に戻ったと言うことなのだろう。


そこで、しらべるを検索する
"エクセルを消したい"
1件の記事がヒットした
しかし、その記事はエクセル2013で検証したもの。
そこで、エクセル2016環境で実際に作業してみる。


緑の三角は「エラーチェックオプション」という名前だ。
それを消す方法は、一つ一つ対処するアプローチ(簡単)と根本的に対処するアプローチがあった。

まず、はじめに「一つ一つ対処」

▼緑の三角が出ているセルを選択
▼<!>アイコンが表示されるので!をクリック
▼エラーを無視するをクリック
緑の三角が消える

以下のほう方法でも、同様に期待した効果が得られる

▼緑の三角が出ているセルを選択
▼<!>アイコンが表示されるので!をクリック
▼エラーチェックオプションをクリック
▼エラーチェック欄
 次の色でエラーを示すの色を背景色と同じにする(通常は白)
▼[OK]
緑の三角が見えなくなる


ど素人がエクセルを使う場面では、エラーチェックそのものが要らない
ならば「根本的に対処」する方法は次の通り

【A】【B】どちらで操作しても結果は同じ

【A】
▼緑の三角が出ているセルを選択
▼<!>アイコンが表示されるので!をクリック
▼エラーチェックオプションをクリック
▼エラーチェック欄
 バックグラウンドでエラーチェックを行うのチェックを外す
▼[OK]
緑の三角が消える

【B】
▼ファイルタブ
▼オプション
▼左ペイン>数式
▼エラーチェック欄
 バックグラウンドでエラーチェックを行うのチェックを外す
▼[OK]
緑の三角が消える


これで、次のエクセルが出るまで緑の三角は忘れるだろう。
そしてまた、なんとかなんとかなんとか・・
というに違いないので「みどりのさんかく」で単語登録しておくことにした。

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2016年12月 8日 (木)

正体不明 エクセル「謎の枠」

マイクロソフト認定エクセル検定の級をもっている僕をもってしても、マウスで捕まらない列だけは、歯が立たない。

仕方なくA列の左に列を挿入。
そうすると、今度は[B][C]となった列番号の間をつかむことはできた。
しかし、依然として[A][B]の間はつかめないまま。


「えぇっ、なんで?」
ここで画面に顔を近づけて、目をこらすと、列番号[A][B]の間になにやら謎の枠がみえる。
うっすらと亡霊のように。




列番号の間をつかめないのは、恐らくこの「謎の枠」が原因だ。
そこで、1度そのブックを閉じて、再度開いたが事態は変わらない。
別のブックを立ち上げて、そこに内容をコピーしてみたら、謎の枠までついてきてしまった。


これは、妙なものを見つけたぞ。
恐らく、同じような珍現象は世界中で起きているに違いない。
エクセルに謎の枠を潜ませる、おかしなものでなければよいのだが。
とにかく、ここは「Google先生」の出番だ。


"エクセル 謎の枠"
しかし、キーワードがあまりにマニアックだったのか「Google先生」の反応が鈍い。


ならば"エクセル A列とB列の間が選択できない"
それでも「Google先生」知らん顔
こんな時は、あまり捻らず素直に目の前で起きていること、あるいは自分の要望をぶつけることが有効だ。
「Google先生」は正直正ちゃんが大好きだからだ。


"エクセル 列幅が変えられない"
繰り出した最終兵器(キーワード)をもってしても「Google先生」聞こえないふりをしている。

そこで、エクセルを一旦終了。
パソコンの再起動はせず、エクセルを再度立ち上げる。
そして、先のブックを開く。
すると「謎の枠」は消えていた。

なんだ、消えちゃうのか。
もっと、手こずらせてくれれば、いろいろと新たな発見ができたかも知れないのに。
果たして「謎の枠」の正体はなんだったのか。
いつか、答えを見つけたら、ここにリンクして新記事で報告しよう。
それは、数年後になるかも知れないし、明日かも知れない。

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2016年12月 7日 (水)

エクセルに謎の枠 A列とB列の間が選択できない

「しらべる」にはど素人!エクセル講座」があるくらいなので、エクセルは苦手ではない。
いや、むしろよく知っている。精通とまで言えるかはわからないが、もう使い初めてから21年が過ぎた。
その前にLotus1-2-3を5年使っていたので、ワークシートソフト歴は26年である。

目の前で起きていることの、たいていのことは経験済みで把握している。
時折、わからないこともあるが、それはネットで「Google先生」に尋ねると、すぐに答えが見つかる。

たとえば、昔使っていた機能を久しぶりに使う時、現在使っているバージョンでのやり方がわからない時などだ。
ところが、そんな僕でも「何それっ!」と気持ち悪くなる出来事が起きた。



その日、エクセルを開き、あるワークシートでリストを作っていた。
A列には「氏名」
B列には「メールアドレス」
が入っている。
C列以降は割愛する。


CSVファイルをエクセルで開いたので、どの列も幅が狭い。
A列は名前の後半が見えていない。
B列はメールアドレスの3分の1程度しか見えていない。


少しだけ、A列の幅を広げよう
いつものように、何気なく[A][B]という列番号が書かれている境目あたりにマウスポインターを当てて、ドラッグしようとした。

ところが、ポインターの形状が変化しない。
いつもならば ←┃→ のような形に変わり、ドラッグすることで列幅を変えられるのだが、ポインターは通常の矢印のまま。
従って、列番号の右側をつかむことができず、列幅が変えられない。



「なんか、ちょっと、疲れてんのかな」

桜井和寿の気分になる。
はじめはマウスの当て方が甘いのだろうと思い、2度めをトライした。
つづいて3度め。
やはりダメだ。

医者からドライアイと診断されているので、目の焦点がずれているのかも知れない。引き出しから目薬を取り出して1滴たらす。
ぎゅっと目をつぶって、再びトライ。

しかし、何度やってもダメだ。
いつもならば、つかめるものが全くつかめないというのは、とても具合が悪い。
おでんの玉子を突き刺すのははしたないので、なんとか箸でつかもうとするのだが、何度やってもつかまらない。
あの時の気持ちに似ている。

つづく

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2015年9月11日 (金)

パソコンでファイルを見つけるのに手間取っていることがストレスならば

今日のお話しの対象は、パソコンでたくさんのファイルを入れている方です。
仮に、あなたのパソコンにはMy Documentsの下に20個のフォルダーがあり、そこにはあちこちに500くらいのエクセルファイルが入っているとしましょう。
あなたは自分の作ったエクセルのファイルが、パソコンのどこにあるかわからない!ということはありませんか?
いや、だいたいの場所はわかってはいる。
でも、いざ使おうと思った時に、それを探すのには数分かかるかな。
ショートカットをデスクトップに並べているから大丈夫!
でもこんなこと(下図)になっている。

Dtp

どのフォルダーに入れたか?そのフォルダーはどれだったか?
毎回、探すのに手間取っているよ。
そういう方へのご提案です。
いやいや、探すのには1~2分かかるけれど、それくらいどうってことないよ。
時間がかかった方が、残業代が稼げるし。
そういう方は、また明日お越し下さい。

使うのは「単語登録」です。
前提として以下の作業はしておいてください。

準備ができていたら、ファイルを探していきます
まず、エクスプローラーを開きます。
[スタート]右クリック>エクスプローラーを開く
[Windowsキー]+[E]でも開きます。
エクスプローラーのアイコンがタスクバーに出ている場合、それをクリック
ファイルの在処を探します。
右上に出ている検索窓にキーワードを入れて探すと、速くみつかります。
在処が見つかったら、アドレスバーを左クリック。
すると、アドレス欄の「パス」が反転表示します。
ここでは例として、以下のパスとします。
C:\Users\Documents\重要資料
そこで[Ctrl]+[C]
つづいて[Ctrl]+[F6]
(ATOKでは[Ctrl]+[F7]です)
「単語登録」ダイアログが出ます。
「単語」欄には C:\Users\Documents\重要資料 が出ています。
「読み」は以下の条件で考えます。
・自分が覚えていられる、自分にとってわかりやすい読み。
・できるだけ少ない文字数
よみのネーミングルールとして、お勧めなのは頭文字です。
「じゅうよう」の頭文字「J」しりょうの「S」で「JS」
会議資料ならば「KS」情報共有ならば「JK」です。
「読み」欄に「js」を入力
ただし、ここでWindowsパソコンにはじめからついているMS-IMEを使っている方は、あとひと手間が必要です。
「品詞」欄で「顔文字」を選びます。
(ATOKの場合不要。品詞は名詞のままでよい)
MS-IMEでは、品詞を「名詞」のままで登録すると、パスの半角部分が全角で登録されてしまうからです。
全角の文字列は、パスとして機能しません。
最後に[登録]をクリック
(ATOKの場合[OK])
これで次回から「js」と入力すると「C:\Users\Documents\重要資料」が変換候補に現れます。

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2015年6月18日 (木)

エクセル 0で始まる数字を表示する

今日は、ど素人!エクセル講座

皆さんの会社の中には、データベースのキーとなる情報の先頭が0で始まるというケースがあるかと思います。
IT部門のまともな人が設計すれば、こういうことはしません。
IT部門の人でこういう設計をする人がいたら、かなりやばい人です。
大半のコードは数字4桁なのに、0で始まるコードも混在している。
コンピューターのデータベースでは問題ありませんが、そのデータをエクセルで加工する場合が問題です。


セルに「1234」と数字を入力すると
[A1]のセルのように、1234 と表示されます

Ex1


しかし、セルに「0123」と数字を入力すると
[A2]のセルのように、123 と表示されます


セルに「0123」と数字を入力して、0123 と表示させるには
セルに「'0123」と入力します
先頭にコーテーション(SHIFT+7)です。

Ex2



通常の数値は右寄せ表示が標準ですが、コーテーションを先頭につけた「文字列」は左寄せが標準

Ex3


数字として右に揃えるためには、セル[A1]を選択して「文字列を右に揃える」ボタンをクリックする必要があります。

文字列のセルには先頭にコーテーションがはいっています


Ex4




ここでセルを選択した状態で [Ctrl]+1
[Ctrl]を押しながら[1]を押下
「セルの表示形式」を確認すると、標準のままになっています

ここで標準を 文字列 に変えておくと
以後、そのセルではコーテーションを打たなくても、
セルに「0123」と数字を入力すれば、0123 と表示されます

キーとなるコードの先頭に、0で始まる番号が含まれる場合
予めその列の「セルの表示形式」を 文字列にしておくとよいでしょう

手順
列番号をクリックして列を選択
[Ctrl]+1
表示形式を文字列に変更
[OK] クリック

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2015年1月 7日 (水)

忘れてしまう機能を思い出す方法 エクセル2010

ある日、僕はもの書きにエクセルを使うユーザーだった。
エクセルはもう20年近く使っている。
その前のLotus1-2-3時代を含めれば、ワークシート歴は25年だ。
エクセル検定の資格もとっているから、人並み以上に使いこなしていると自負している。

それでも数年に一度、困難が訪れる。
パソコンを買い換えて、やむを得ずエクセルを買い換えた時だ。

なかでも、厄介なのは滅多に使うことがない機能。
毎日使う機能ならば、カラダが覚えている。
だが、1ヶ月に一度しか使わない機能はそうはいかない。

確か1回やったはずだが、思い出せない。
あれこれ試してみるが、その時間が惜しいことは経験上わかっている。
すぐに「しらべる」でしらべる。
まとめていなければ、Google先生に聴く。

答えはすぐにわかる。
テキストにすれば数行で済むことだ。
どこかに備忘録として書いておく。
だが、その備忘録がどこにあるかを忘れる。
また、Google先生に・・・

そんな堂々巡りも経験でわかっている。
こういうケースでは「辞書登録」が便利だ。


滅多に使うことがない「改ページ」
心ないエクセルの作り手から送られてくる「改ページプレビュー」
「かいぺーじ」にまつわる4つの手順を登録する。


改ページの挿入
改ページを挿入する下の行を選択
[ページレイアウト]タブ> [改ページ] >改ページの挿入
(53文字)

改ページの削除
削除する改ページの下の行を選択
[ページレイアウト]タブ> [改ページ] >改ページの解除
(53文字)

改ページプレビューにする
[表示] タブ>[改ページ プレビュー]
(34文字)

改ページプレビューの解除
[表示]タブ>[標準]をクリック
(29文字)


これらの辞書登録はすべて「かいぺーじ」という読みで登録する。
「かいぺーじのさくじょ」のように正確なよみで登録すると、
何というよみで登録したかを忘れてしまうし、入力キーが多すぎる。

「かいぺーじ」という同じよみで4パターンの作業を登録しておけば、
「かいぺーじ」と入力すると、4つの候補が並ぶ。
その中から、お目当ての作業を数字で選んで確定させる。
それを見ながら、実際の作業をすればよい。


■登録できる文字数の上限
Microsoft Office IME 2010→60文字
ATOK→100文字
Microsoftを使っている場合、登録語は60文字以内に編集する必要がある。



改ページプレビューは
作り手が
想定通りの範囲が印刷できるようになっているか?
項目、段落の切り替わりと改ページの位置が合っているか?
といったことを確認するためのプレビュー。

ファイルをもらった人が見るものではない。
印刷範囲は作り手が設定して、相手に渡すものだからだ。

改ページプレビューのままにしてファイルを送るのは
下書き原稿を送っているのに等しい。

しかも、もらった人がファイルを開くと、改ページプレビューのままでは見づらい。
しかし、エクセルのど素人はそれが「改ページプレビュー」であることすら知らない。
従って、標準に戻す方法もわからない。
「改ページプレビュー」というキーワードを知らないので、Google先生に聞くのも億劫だ。

ちなみに、疑問に思ったことをありのまま聴けば、Google先生は答えてくれる。
真ん中あたりに1ページと書いてあるのを消したいと思えば
「1ページ エクセル 消す」
といったキーワードで聴けば、日本中のGoogle先生が答えてくれている。

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2014年12月26日 (金)

あと何日?をエクセルで計算する

クリスマスイブの夜
なぜ、そう思ったのかはわからないが、こんなことを考えた。

東京五輪の開幕まであと何日だろう?

あいにく、パソコンには日数計算ソフトが入っていない。
Google先生に頼めば、開始・終了の日付を入れるだけで日数を計算してくれるフリーソフトが見つかるだろう。
だが、今はその手間をかけずに、すぐに知りたい。


目の前にあるのは「エクセル」
そこで、エクセルで計算することにした。
いつも、所要時間計算に使っているので、日数も計算できるに違いない。


セル[A1]に今日の日付を mm/dd で入力
12/24

セル[A1]に 12月24日と表示される。
数式バーには 2014/12/24 と表示されている。

このように、エクセルは「今年」のデータを簡易入力できる。
12/24 と入力するだけで、自動的に 2014/ が記録されるのである。

2015年1月1日に日付が変わると、そこからは mm/dd を入力した場合
2015/mm/dd が記録される。

時刻を入力する場合は「今日」が自動的に記録される。


来年以降の日付を入力する場合は、西暦年月日  で入力する必要がある。

y :year 年
m :month 月
d :day 日
数は桁数を表す


セル[A2]に日数を求めたい目標日を入力。
2020/07/24
(07の0は省略できる)

セル[A2]に 2020/07/24 と表示される。

あとは「引き算」を書くだけ。
セルはどこでもよい。

=A2-A1

答え 2039



答えが整数で表示されない場合、セルの書式を「数値」にすればよい。

[Ctrl]+[1]
「表示形式」タブ
数値を選択して[OK]


定年退職まであと何日?
40歳まであと何日?
結婚式まであと何日?
センター試験まであと何日?

いろいろなあと何日を知りたい時にどうぞ!

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2014年12月13日 (土)

データの消失を防ぐため、空白でないセルを・・・ 長いので割愛

その日、僕は読書記録をエクセルに書き込んでいた。
新たに読み終えた本を記録するために、
100行めと101行めの間に1行挿入する。

そういう時、101行の任意のセルを選択して「行の挿入」ボタンをクリック。
エクセル2010のリボンでは、仕事にならない。
仕事じゃないけど。
クィックアクセスツールバーには、いつも使うボタンだけが出してある。
中でも、これがなければ仕事にならない
・・・仕事じゃないけど
というボタンが「行の挿入」

これを使えば、その行のどこを選択していても行を挿入できるから便利だ。
これを知らない人は[101]と書いてある行番号を右クリックして、挿入をクリックしていることだろう。
なんと嘆かわしい。
人のことはいいか。

「行の挿入」ボタンをクリック
すると、エラーメッセージだ。
何もしていないのに・・・^^;)
エラーダイアログには次のことが書いてあった。

データの消失を防ぐため、空白でないセルをワークシートの外に移動することはできません。新しいセルを挿入する別の場所を選択するか、ワークシートの末尾からデータを削除してください。

ワークシートの外に移動できるセルにデータがない場合は、どのセルが空白でないと見なされるかをリセットできます。これを行うには、Ctrl+Endキーを押してワークシート上の最後の空白でないセルに移動します。
次に、このセルと、データの最後の行および列とこのセルの間のセルをすべて削除し、
保存します。

長くて読む気がしない。
しかし、何度試してもこのエラーから逃れられないことがわかり、しぶしぶ解読に入った。
以下はこの長文を、small step で書き起こしたもの。

【 1 】[Ctrl]+[End]

ノートパソコンでは[End]キーが [Fn]+[End]で割り当てられているものが多い。
その場合は[Ctrl]+ [Fn]+[End]

選択がワークシートの右下(1048576行)に移動する。
データがR列まで入っている場合、セル S1048576 が選択された状態になる。

エクセルの行数
Excel2003までは65536行
Excel2007から1048576行

【 2 】マウス操作でスクロールバーを使いスクロールアップ。
データが入っている直下の行まで行き、その行番号の上にマウスポインターを置く。

データが100行まで入っているならば、行番号[101]の上にポインターを置く。

【 3 】[Shift]を押下しながら左クリック

これで、範囲が選択される。
大きな範囲を選択する場合、この方法が最も速い。

【 4 】[Delete]押下

この操作により、正体不明の"原因"となっているデータが取り除かれる。

【 5 】[Ctrl]+[S]

つまり、上書き保存。

これだけのことが、先の長文に書かれていたことだ。
そこで再び「行の挿入」ボタンをクリック。
いつもの通り、1行挿入された。

突然のエラーダイアログだが、予兆はあった。
この表をメンテしていると、ある行の高さが巨大になることが何度か続いていた。
それが5度めになった時、このエラーが出た。

コンピューターにエラーが出る場合、ユーザーが
"何もしていない"ということは、あり得ない。
何らかの理由によりデータが入っていないはずの行に、何らかのデータらしきものが入ったのだろう。

何らかがなんだかは、この際どうでもいい。
直る方法さえわかればいいのだ。
僕はエクセルの開発者でもなければ、エクセルに人生を賭けているわけでもない。

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2014年5月30日 (金)

お前は誰だ? FJ-USER

現代は情報の洪水だ。
会社の中も、ご多分に漏れない。

みんなでパソコンのファイルを作るから、ファイルがどんどん溜まっていく。
つくったファイルは「共有」しなければいけないという。

せっかく5時間かけて作ったのだから、こぴっと見ろし!
というわけである。

文書作りの基礎を学んでいない人の「力作」を見せられるのは時間の無駄であり、苦痛
でしかない。

さて今日も、Windowsの共有フォルダーでファイルを開こうとしている。
ファイルの名前は「みんなのコード表.xls」

共有の場所を開き、
みんなのコード表.xls をダブルクリック

すると、使用中のファイルというダイアログが開いた。
メッセージにはこう書いてある。


みんなのコード表.xls は編集のためロックされています。

使用者は 'FJ-USER'です。

[読み取り専用]で開いてください。・・・

FJ-USER ?
誰だそれは!
誰がそんな名を名乗っているのか。

これまでのMicrosoftオフィスならば「名前」がユーザー名だ。
サトウさんならば「sato」と表示された。

FJ-USER ?

「自由で」Free
「冗談が好き」Joke
なユーザーだとでも言いたいのか
(無理矢理だ)

ふざけた野郎だ。
そんな名前でファイルを作っているのは、どこのドイツだ?

そこで、こういうことに詳しそうなサトウさんに聞いてみた。
すると、それは、Microsoftの新しい仕様だったのである。

オフィスソフトのデフォルト値と言ってもいい。



Microsoftエクセル2010を開く。
「ファイルタブ」をクリック
エクセル2003まではここは「メニューバー」と呼ばれていたが、2010ではリボンをつか
む「タブ」であるためタブと呼ぶ。

次に「オプション」をクリック

Excelのオプションダイアログが開く

Fjuser


ユーザー名に表示されているのが、デフォルト値である。

FJ-USER と表示されている場合、FJ-USERをデリートして[OK] クリック

これで、自動的にパソコンのユーザーID(ログオン自のID)がユーザー名となる。
もう一度、Excelのオプションダイアログを開いて、確認するとよい。

大半の人がそんなことは知らないまま、今日も大量にファイルを作っている。
数年後には、すべての作者が FJ-USER となることだろう。

ど素人!エクセル講座

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