2018年9月21日 (金)

申請書を使い回してはいけない理由「申請」と「依頼」は違う

鈴木 様
お世話になります。
総務部の佐藤です。

お送りいただいた「申請書」についてご連絡します。
申請書は申請先が提供する書式を、その都度、申請先から入手して使用するものです。
申請経験者や、となりの人からもらうものでもありません。
申請書は申請先の組織が、その申請案件に関する上位規程に則り運用しています。
運用は日々、変化します。
いいえ、変化すべきものです。

上位規程の変更、状況の変化、効率のよい方法への変更
こうした変化に応じて、申請書式は改訂されます。

もしも、あなたが、過去に申請した際に使った申請書式を保管していて、それを再利用したとした場合、申請先が申請書式を変更していたら、そこに齟齬が生じます。
それは些細なことかも知れませんが、上位規則の変更に伴う変更がなされていた場合、現行規則に合わないこともあります。


鈴木さん、想像してみてください。
あなたは役所に申請に行きました。
その時、申請書が置いてある場所から「また、いつか使うかも」と言って、余分にがめて来ますか?
がめて保管しておいた申請書を、次回、申請に行く時に使っていますか?

これが宅配便の伝票ならば、予備をもらって来ても、再利用が利くかも知れません。
それは「申請」ではなく「依頼」だからです。
「依頼」を受けるサービス提供者は、たいてい、融通を利かせてくれます。
「申請」と「依頼」は違うのです。
「申請」を受ける組織が、融通を利かせていたら、ルールは亡きものとなります。
申請が通らないと「融通が利かない」という申請者がいますが、それは「融通が利いてルールは有名無実な組織」で働くことが、どれだけ危ういかを想像できない人です。


企業内における申請書は、エクセル、ワードなど電子的なファイルで作られます。
これは、そこで働く人たち一人一人に会社からパソコンが貸与されているという前提があります。
そして、パソコンの方が記入がスムーズ。メールに添付して送ることができるので、送る手間、受け取る手間が省力化される。といった、効率重視の前提によるものです。

その効率を逆手にとって、申請書の使い回しを「常識」とするのは、あなたの錯覚です。
目を覚ましましょう。
運用の本質を見つめましょう。

あなた以外の大半の社員はルールに則っています。

おわり

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2018年9月20日 (木)

エクセルの申請書を使い回す人たち

サトウさんの会社ではWindows2000が出た頃から、ホワイトカラーの人たち全員に会社からパソコンが貸与されている。
ある人はデスクトップパソコンであったり、ある人はノートパソコンであったりという違いはあるものの、基本的には、エクセルやワードが入っているWindowsパソコンであることには違いない。


サトウさんは総務部に所属しているので、売上目標、ノルマといったものはない。
サラリーマンである以上、事業計画には組み込まれているわけだが、仕事の性格上「たくさん仕事をとってこい」といったことはない。
日々、心がけることと言えば、ムダを省いてコストを下げる。処理の効率を上げるといったことだ。
そんなサトウさんには、日頃から抱えている課題があった。
それが、社員から総務部へ届く「申請書」だ。


社内の営業、開発、製作といった部門の社員が、総務部へ送ってくる申請書。
昔は紙に手書きして、上司のハンコをもらうものだったが、パソコンが普及して、申請書がエクセルやワードで作られるようになってから、その課題は発生した。

申請者が一度提出した申請書を自分のパソコンに保管しておいて、次の申請時には一部を書き直して提出する。つまり「使い回し」をするようになったのだ。


紙の場合、ボールペンで書いて上司のハンコをもらったものは、再利用がきかない。
ところが、パソコンは「書く」「保管する」「削除する」「修整する」「保存する」といったことがお手の物。
何度か提出する申請書ならば、再利用したくなる気持ちもわからないでもない。


では、サトウさんの課題とはなにか。
一つは、他人にも「使い回し」が広がることだ。

Aさんが申請して承認された申請書があるとする。
それを、Aさんが「こうやって書けば通るぞ」と言って、申請書のファイルをBさんに渡す。
Bさんは、日付や名前だけを書き換えて提出する。

これをやると、Bさんは「申請の意義」を理解しないことになる。
申請書には「注意事項」や「規定」が記されているが、ろくに読みもしない。
そういう「自分はなにも悪いことしてないんだから、申請とかに時間をかけたくない」といった人が、実際には事故をやらかすのだ。


こうした「使い回し」が起きていることは、プロならば容易にわかる。
使い回しでは、申請理由の文面がまったく同じだ。
なかには部署名、氏名まで同じ。つまり「書き換え忘れている」ことすらある。

つづく

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2018年9月 4日 (火)

トランスコスモスが佐世保に進出!

2018年9月3日
トランスコスモスが佐世保に出先を開設することが発表された。
トランスコスモスといえば、諫早にあるトランスコスモススタジアム長崎(長崎県立総合運動公園陸上競技場)の命名権を保有する企業。


■トランスコスモスと長崎

2015年4月30日
V・ファーレン長崎ヴィヴィくんのマスコットスポンサーとなる

2015年5月25日
BPOセンター長崎開設(長崎市)

2016年
長崎県立総合運動公園陸上競技場(諫早市)の命名権を取得「トランスコスモススタジアム長崎」とする

2018年9月3日
BPOセンター佐世保開設発表

2019年1月
BPOセンター佐世保業務開始

2021年
BPOセンター佐世保を最大400名体制にする計画



佐世保BPOセンターの所在地は佐世保市松川町1-19
戸尾市場の通り
大昔のユニード、その後ダイエー、現在エレナ京坪店の目の前となる。

BPOとはBusiness Process Outsourcing
一般的には、コールセンターやECの受注センターを担う。
長崎と佐世保では、主に委託元企業の人事、総務、経理などのバックオフィスをシェアードサービスとして担う。


長崎市家野町6-1にあるBPOセンター長崎は、長崎にしては大きなビルであり、ウェブサイトによると従業員数は16,282人。

地方都市において「ホワイトカラーの雇用」はとても大きな意味をもつ。
今回の佐世保進出に感謝する。
そして、BPO佐世保がいずれ何処かの広い土地に大きなビルを構える日が来ることを祈る。

V・ファーレン長崎にも夢があるが、トランスコスモスにも夢がある!

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2018年8月13日 (月)

マリちゃんが見ている重要な「資料」

以前、となりに「WEBさぼり」をする同僚がいるサトウさんの話しをした。
今日は、それと同様の話しだ。


現代企業組織の事務所では、ほぼすべての人の自席にはパソコンがあり、在席している時はパソコンに向き合っている。

これは企業により若干のずれはあるものの、およそ2001年を境に「パソコン一人一台化」が完了したと推察する。


スズキさんの事務所でも、すべての人に会社備品のパソコンがあてがわれており、誰かと雑談する時を除いて、自席にいる間はパソコンに向き合っている。
ある日、スズキさんは、右隣に座っているマリちゃんがとても静かなことに気づいた。

そういえば、キーボードを打っていない
右側を向き、マリちゃんをガン見したのではなく、人が動く気配がない。音がしないのだ。かと言って熟睡しているというわけでもない。

スズキさんの職場はデスクトップパソコン、ノートパソコンが混在しているが、誰もがパンタグラフ式のキーボードを使っている。

デスクトップパソコンが普及し始めた頃、主流だったのはメンブレン式のキーボード。
キーに厚みがあり、ストロークも深い
押下(おうか:キーを押して下げること)すると「カチャカチャ」と大きな音がする。

一本指打法のおじさんが強くキーボードを打つと、麻雀の牌を切っているような音がしたものだ。

メンブレン式は押し込みが堅くストロークも深い。
大きな力を要するため、腱鞘炎になる人が続出した。
それから、まずはノートパソコンがパンタグラフ式に取って代わり、デスクトップ用の外付けキーボードもパンタグラフを選ぶ人が増えた。

ただ、経産省経済産業局はメンブレンとパンタグラフの普及データを公表していないので、いつ頃、出荷台数が逆転したのか(もしかして、まだ逆転していないのか)は謎だ。


それにしても、マリちゃん静かだ。
いくらパンタグラフ式のキーボードが静かだとは言え、連続的にキータイプすれば「さらさらさら」といった機械音はする。

それとなく右側を視線の端っこに捉えると、彼女はマウスに手を置いた状態で、はや5分は経過している。

企画書などを読み込んでいるのならば、一定間隔でページを変えるクリック音か「ガリガリガリ」というマウスのホイールボタンを回す音がするはずだ。

マリちゃんは、時折マウスを左右に振っている
それは、恐らく何らかの「資料」を凝視しているのだろう


そして、スズキさんが姿勢を変える度に、マリちゃんがマウスを操作して画面を切り替えることがわかった。
それも毎回。
別にスズキさんは彼女を疑っているわけでも、監視しているわけでもないのだが。
マリちゃんは、その画面をスズキさんに見られたくない様子。

そうか、僕なんかには閲覧が許されていない、企業秘密へのアクセスを許されているのだな。
若いのに、さすが、マリちゃん。期待の星!


別にスズキさんがマリちゃんの給料を払っているわけではないし、彼女が手を動かさないことで、目に見えて企業業績が悪化するわけでもない。

誰にでも「資料」を見ていたい時期があるのだ。
楽天的なスズキさんは、そう考えることにした。

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2018年6月23日 (土)

サラリーマンは本当に仕事をしているのだろうか?

サラリーマンは本当に仕事をしているのだろうか?
僕はサトウさんの話を聞いて、ふと、そんなことを考えた

サトウさんはメーカーで事務職の部署にいるサラリーマン
従って、この話は「間接業務」の人たちの話と言っていいかも知れない

間接業務とは
■企業の源泉活動に直接結びつかない仕事
■売上・利益に直接結びつく部門を支援する業務

具体的な部署名でいうと、人事、経理、総務、情報システムなど。
これに対して直接部門は、製造、開発、営業・販売部門である。

グループ企業において、間接業務を一組織に集約し、コスト削減と業務効率化を図る経営手法として「シェアードサービス」という言葉が、持ち株会社化が進んだ2000年台に登場した。


サトウさんは一日じゅうパソコンに向かっている。
毎日同じような処理の繰り返し
特に他部門との打合せに呼ばれることもない
購買にも携わらないので、来客相手に商談を受けることもない
ただ、ひたすら画面をにらみ、キーボードを打つ。

カタカタカタ
時々、我ながらうるさいなと思う。
それは恐らく、デスクトップパソコンに付属していた安っぽいキーボードのせいだ。
寄る年波で最近は手首が吊るような感覚がある。

腱鞘炎・・っていうやつかな

ネットでしらべると、手首に優しいキーボードも出ているらしいが、なにせ会社は「社員の健康」といったところにとんと疎い。
ある時、あまりに腰が痛いからと言って、みんなの椅子を買い換えて欲しいと願い出た先輩が、しばらくして異動したことがあった。

それ以来、誰もが「壊れていないもの」「まだ使えるもの」について要望を口にすることはなくなった。

カタカタカタ
今日もキーボードを打つ音が響くな
その時ふと、サトウさんはとなりのスズキさんが静かなのに気づいた。
スズキさんは勤続20年を超えた女性の中堅社員。
特別に仕事ができるともできないとも言われない、何処にでもいる標準的な事務員だ。

どうかしたのかな?
気になったサトウさんは、背伸びをする振りをして背もたれに寄りかかり、視線だけを動かした。

すると、その瞬間
スズキさんのパソコンの画面が変わった
サトウさんの記憶に残った一瞬の残像は、会社のシステムではなく、写真がふんだんに使われたウェブサイトのようだった。

人は一度、情報を収集し始めると、そのアンテナ感度が上がってしまう。
それ以来、なんの気なしに背伸びするだけで、スズキさんが画面を切り替えることに気づくようになる。



制作、営業といった直接業務に携わる人も、会社でパソコンに向かう時には「WEBさぼり」をすることがあるかも知れない。
だが、そういう職種の場合、制作の〆切や売上ノルマといった節目の成果という縛りがある。
本業の成果をおろそかにしてまで「WEBさぼり」する人はいない。


だが、間接部門の場合、違う。
ミッションクリティカルな人を除き、成果を出す〆切はない。販売のノルマはない。
Jリーグ(J1)のように「今日は10km走り、全体で2位でした」といったトラッキングシステムもない。

抱えている仕事、事務の分量が少なくても「自分のスピードはこんなものです」という振りをしてゆっくりやれば「ヒマで仕方が無い」ことを隠すことは容易だ。
周りに気づかれず、毎日の一定時間を「WEBさぼり」で過ごすことができる。
それに歯止めがない。


最近、サトウさんは、背伸びするのを止めた。
WEBさぼりを何食わぬ顔でしている「確信犯」がとなりに居ることを忘れていたいからだと言う。

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2017年10月25日 (水)

現場を盾に取る女 現場を見抜けない男

サラリーマン組織において営業は取引先と対峙し、制作は顧客と対峙している。
組織の外側と対峙している「最前線」
それらは総称して「現場」と呼ばれている。

若い頃、現場を経験してから管理部門に異動する。
あるいは、営業、制作の管理職に就く。
そういう人は「現場を知っている人」ということになる。

だが、組織には一度も現場を経験していない人たちがいる。
それは、新卒で入社した時から一般管理部門(人事・経理・総務・情報システムなど)に配属され、そのまま生え抜きとしてその部署に勤める人たちだ。
そして、たいがいの場合、その中から生え抜きの管理職が生まれる。


昔も今も「現場」には、現場を盾に取る女がいる。
(男でもいいのだが、ここは女で進める)
結論からいうと、現場を盾に取る女は二流だ。
一流の現場担当者は、そんなことはしない。
戦う相手が外に居ること
身内は共に戦う仲間だと言うことを理解しているからだ。


現場にいながらも、あまり外部と対峙していない女というのがくせ者だ。
戦う相手が外にいないため、いつのまにか、身内と戦い始める。
しかし、自分には「現場経験」が乏しい。
戦いには武器が必要なのだが、その矛(ほこ)がない。

そこで「現場」を盾にとる
自分の仕事を減らしたい
自分に面倒の火の粉がかからないようにしたい
こんな時、管理部門と対峙して「現場」を持ち出す。

現場はこうなんです
あなたは現場を知らな過ぎる

一旦話し始めると、すぐ自分に酔う。
相手が黙って聞いていると、世界を征服したかのように勢いづく。
まぁ話しが長い。

「現場」が回るためには、社則だろうが規程だろうがお構いなし。
「現場が回らないルールだったら、変えるしかないですね」
と言い出す始末だ。

あまりの無茶な要求に、管理部門がいうことを聞かない。
そこで、必殺の飛び道具が出る。
「直訴」だ。


「現場を知らない」管理職は、恰好の餌食になる。
現場を知らないから、フェイクの「現場話」が見抜けない。
すべて鵜呑みにして、部下を叱る始末。
こうなると、管理部門に厭世観が蔓延する。


論戦に「現場」カードを持ち出す女は要注意だ。
相手にしないことが、身の安全である。
周囲はよく「人となり」をみている。
いずれ「直訴」カードを切った女は、組織から排除される。
だから、安心して相手にしないことが肝要だ。

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2017年9月20日 (水)

つっこみどころ満載

「つっこみどころ満載」という言葉を一度でも職場で使ったことがある人は、これから先、幸せな仕事人生を送ることはできない。

結論からいうと、こういうことになる。
では、なぜそう言い切れるかを短く説明しよう。

他人がつくった資料、企画書などのいわゆる「成果」をみて、難点ばかりが目につき、あまりに品質が低くて笑ってしまうような時。
人はへらへら笑いながら「つっこみどころ満載だよね」と口走る。

「つっこみどころ満載」を言う人は、自分で何も造れない、創れない。
creative と対極にある人だ。
なぜならば、creativeな人は、ゼロから価値を創り出すことの壮絶な苦悩を知っている。
価値を創り出した人が、その後、どれだけ世の中から虐げられるかを知っている。
社長、取締役、部長といった特別な権力を持っていない限り、たいていの創造者は、心ない大衆の忌憚なき言葉に打ちのめされる。

創造者は創造者の気持ちがよくわかる。
だから、他人が創ったものに対する目は優しい。
たとえ、つっこみどころ満載だとしても、それを口にすることはない。
それは、空を見上げて唾を吐いているに等しいからだ。

さて、なぜ「つっこみどころ満載」を口走ると、仕事人生がうまくいかなくなるのか?
そう言う「満載くん」に対して
「だったら、自分で創ってみろ!」
と喧嘩を売ってくれる人はいない。
現代は穏やかな時代。
誰もが穏やかに生きたい。
「満載くん」との論戦で疲弊したくない。

スルーしたいのだ。
そして、そのスルーは「満載くん」の定年までつづく。


「つっこみどころ満載」という言葉を一度でも使ったことがある人は、これから先、幸せな仕事人生を送ることはできない。
そうは言っているが
「幸せな人生」が送れないわけではない。

奥さんや子供に囲まれて(友達には囲まれないと思う)
太鼓腹を突き出して、ビールでも呑んで
「パパ」とか「じぃじ」とか呼ばれて暮らすことは可能だ。
「つっこみどころ満載」をぶちかまして、仕事仲間から総スルーを食ったとしても、親族の中に幸せを見いだすことは、あり得る。

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2017年8月25日 (金)

【社則】会議日程の打診〆は2日以内

今日もサトウさんからメールが届く
数人のプロジェクトメンバーで会議を開くことについて、それぞれの都合を尋ねるものだ。

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8月25日 会議日程の打診

お世話になります。
行き詰まっている「プロジェクトA」打開の為に
来週にでも打ち合わせを致します。

御都合を 9/1 位までに返信頂ければと思います。
基本的には参加人数の多いところで決めたいと思いますが、あまりにも少なければ再度リスケさせて下さい。

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僕はこのメールが気に入らない
どういうところが、気に入らないかというと・・

【1】そこは、漢字じゃない!
「為」→ため
「致す」→いたす
「頂く」→いただく
「下さい」→ください

「為」は漢字で書いても誤りではないが、ひらがな表記が望ましい。
この用法を禁止する公募論文もある。

「致す」はよくないことに使う。
犯罪の打合せでない限り、使わない。

「頂く」は「食べる・飲む」の謙譲語
相手の予定を食べる場合以外は使わない。

「下さい」はモノをもらう時の用法
リスケはモノではないので使わない。



【2】何を連絡すればいいのか?
連絡するのは「都合のいい日時?」「都合の悪い日時?」かを明確にしなければならない。



そして、最も気に入らないのがここ
【3】返答期限が1週間先・・

サトウさんは、相手に遠慮しているのだろう。

みんな、忙しいかも知れない
有給休暇をとっている人がいるかも知れない
返答までの期間が短いと、横柄と思われるかも知れない

どれも、考え過ぎである

受信した我々はたまらない。
自分は即答したとしても、のろいヤツは本当に1週間後に返事をする(そして、メールを寝かせているうちに忘れる)

1週間先まで日時が確定しないのは困る。
その間にも予定は入ってくる。
返信に書いた「都合がいい日時」を空けて待てるのは、せいぜい1日までだろう。

会議日程打診の回答猶予は「2営業日以内」で十分。
それを社則に謳いたいくらいだ。

その2日とも休んでいた人がいたら・・

想像でものごとを進めていたら、大半の人が迷惑する。

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2017年8月 2日 (水)

質問している最中から切れ始める「頭ごちゃごちゃ男」

電話が鳴る

若い頃は電話で話すのは好きだったが
この世にメールができて以来、あまり好きではなくなった。
お互い「顔色」が読めない会話は共感を醸成するのが難しい。


電話の相手が話し始める
それは、初対面(初会話)の相手
とても低姿勢だ
何やら相談らしい


こちらはまず、話しの格子を把握しようと相手の話しに耳を傾けることに専念する。

だが、話しが要領を得ない
「あなたに相談していいのかわからないのですが」
「どう言えばいいのかわからないのですが」
自分のことがわからないのに、相手には理解してもらおうという「甘えん坊将軍」

ただ、相談の電話というのは、概ねこういうものだ
頭の中が整理されている人は、メールで的確に伝えることができる。
頭の中がごちゃごちゃだから「相手がなんとかしてくれる」ことに期待して電話するのだ

自分の頭の中がごちゃごちゃだと自覚している人は終始、謙虚だ。
困るのは、自覚がない人。


頭の中がごちゃごちゃなので、それがそのまま口から出る
起承転結など全くない
「5W1H」のなかで「WHO=自分」あとは「WHY」だけを話す
つまり「私が電話しているのはなぜか?私の事情をわかって欲しい」というところに特化している。

こちらも、はじめは黙って聞いているが、何十分も「甘えん坊」のわがままを聞いているわけにはいかないので、根本的な事実を話す。
「あなたの事情」には、いくつかの矛盾、不都合な点があると、率直にいう。

すると「頭ごちゃごちゃ男」
(注:女でもよい)
はここから「徐々に切れ始める」のだ。
自分の「なぜ」に共感して寄り添うどころか、相手は自分にとって「不都合な事実」を話し始めた。
腹立たしい
なに言ってけつかる
てなもんだ



こういう「頭ごちゃごちゃ男(女)」がいる組織の病巣は次の通りだ

「聞く」「話す」「書く」能力が拙いのに「ロジカル」に考えることばかり鍛えている

・相手の話が聞けない
(相手の言っている言葉の意味が掴めない)
・自分の考えを相手に分かりやすく伝えられない
・自分の考えをメール、企画書にわかりやすく書けない

こんな人が、論理的に考えることばかり巧くなっても「感じが悪い」「嫌なヤツ」を量産するだけだ。
人材育成の基本は「聞く」「話す」「書く」
現在、社会に出ている人の大半は、そういう実践的な基礎教育を受けていない。
2020年以降の学習指導要領では、少しは改善されるかも知れないが、その効果が出るのは2030年以降の話し。

現在の企業はまず「聞く」「話す」「書く」の基礎をたたき込む必要がある。
自社でできなければ、有料のセミナーでよい。
そこをすっ飛ばしている組織は、大きく伸びることはない。

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2017年6月11日 (日)

名刺を交換しただけで、迷惑メールが届く会社

個人情報保護法が改正されて数週間が過ぎようとしているが、いまだに「法律が変わったことを意識していない」以前の企業、すなわち「個人情報保護法」をなめている企業がある。

以下は定期的に届くメルマガである。
5月30日に改正個人情報保護法が施行された後も届き続けている
しかも、いつも「迷惑メール」フォルダーに入っている

そのメールはこういう書き出しで始まる
(以下引用 ただし固有名詞は変更している)

このメールをウェブ ページとして表示するには、
ここをクリック
<http://*********>

▲▲▲▲社 マーケティングニュース

マーケティングに関する情報をお届けします

※本メールは、弊社社員と名刺交換させていただいた方、メールアドレスを登録していただいた方にお送りしております

(引用終わり)

この会社は、とても有名な一部上場企業
名刺交換しただけで、メルマガを送るのが「あり」
という企業風土がスゴイと以前から思っていたが、法律が変わったのを機に、社内で問題提起が出てこない(まだ続けている)ところがスゴイ


「私、▲▲▲▲社のサトウと申します」
(こちらも名刺を差し出す)
「ちなみに、これをご縁に弊社からメルマガを送らせていただいてよろしいでしょうか?」

というような会話をした記憶はない。
つまり、無許可二次利用である。



■個人情報保護法の歴史
2005年 全面施行
2017年 改正法全面施行


改正個人情報保護法のポイントは「個人情報の定義の明確化」「第三者提供にかかる規定の新設」
「定義の明確化」では、従前法で曖昧だった部分を明確にした
「これって個人情報なの?」「ちがうんじゃね」といった会話が、これでずいぶん減るだろう
「第三者提供にかかる規定の新設」は名簿販売業者対策と言われている。


また今回の改正で、初めて罰則が規定された
従前法では「個人情報保護法」で誰かを罰することはできなかった
係争中のベネッセ事案(2895万件の個人情報が漏洩したとされる)にしても、訴訟の根拠は「不正競争防止法」であり「個人情報保護法」ではない


さて、上記▲▲▲▲社のメールのような「無断二次利用」
二次利用そのものに規制はないが、経産省は指針を出しており、言うまでも無く「無断」は認められない。
これは、改正以前からの話しである

でも罰則はなかった
やったもん勝ち
だから企業風土が、こういうところに現れる

誰かが実名を挙げてネットで騒ぎ、拡散されない限り、この手の企業は目覚めないのだろう。

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より以前の記事一覧