2019年4月10日 (水)

「お待ちさせて」はないだろう?

仕事を依頼した業者からメールが届く

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先程、依頼メールにつきましては確認致しました。
お伺いの件に付きましては、業務多忙の為、
お待ちさせてしまいすみません。
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おいおい、日本語も使えないのか

もとい、こういう言い方は正確ではない
面倒だが、きちんと言うと

謙譲語、丁寧語の用法を理解していないうえ、ビジネス文書の表記マナーも学んでいないのか?

となる。
どこが、よくないのかを添削してみよう。

依頼メールにつきましては
→ご依頼のメールを

確認致しました
→確認いたしました

お伺いの件
→お尋ねの件

付きましては
→つきましては

業務多忙
→そんなこと言われてもねぇ

の為
→のため

お待ちさせて
→お待たせして

すみません。
→申し訳ありません。

特に「お待ちさせて」にはしびれた
書いた主はセクスィ部長みたいなイケてる風貌とコロンを纏っているのだが、ここまで外見と中身のギャップが大きいと呼吸停止に陥りそうだ。

もしも、同僚がこんなことを書いているならば
「ちょっとこっちへ」
と呼んで、これはないんじゃないかな?
と親切に説明してあげるところだが、
相手はよその人
その人の社会人としての教育をするのは
仕事を頼んでいる僕の課題ではない。

将来的には「送信」ボタンをクリックした後、
AIが見張っていて、みっともないメールを社外ドメインに送信しようとしたら、本人に対して、添削結果付きで差し戻してくれるようになるだろう。

AIベンチャーの皆さん、早いとこよろしくま!
それを開発するのは僕の課題じゃないので。

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2019年4月 1日 (月)

有給休暇強制法 施行

今日は4月1日

有給休暇強制法が施行される。
年次有給休暇を10日以上付与している会社は、そのうち5日について、強制的に指定日に休ませることができる。

サトウさんの会社では2月に説明会が行われた。
スズキ部長がパワポの資料を投影しながら話す。

4月から有給休暇のうち5日は、会社側で指定します。
うちの部の皆さんは4月15日から19日までの5日間です。
この日は人事部に有給休暇として事前申告します。
そこで、確定なので、会社に来ても有給休暇扱いとなります。

「働き方改革」の一環として法律で決まったことなので、従わざるを得ません。
従わない場合、罰金があります。
罰金は30万円ですが、その金額よりも「あの会社はブラックだ」という風評被害のほうが怖いです。
今は有給休暇をとらない人がいるというだけで、ネットで叩かれますからね。
もちろん、残りの5日はこれまで通り自由にとることができます。説明は以上です。

サトウさんは老いた母を介護しており、有給休暇は不測の事態や、必要に応じて大切に使っていた。
しかし、部長には逆らえない。有給休暇が足りなくなった時は、欠勤するしかない。給料は減るけれど、背に腹は代えられない・・

嘘の話しの歴史

ここまでは、エイプリルフール恒例嘘のはなし。
ここからはホントの話しにリライトしよう。

2018年6月、労働基準法が改定され、2019年4月1日に施行された。
有給休暇が10日以上の会社では、そのうち5日について
「使用者が時季を指定して取得させる」
ただし、一方的に強制はできない。
「労働者の意見を尊重しなければならない」

労組が結成されている会社ならば、使用者と労働者で協定を結ぶことになる。
労働者が協定を拒否した場合、事実上、会社が時季指定を押し切ることはできない。

ただし「5日以上取得済みの労働者は、使用者による時季指定不要」である。

仮にサトウさんが4月から7月の間で「5日」取得済みだったとする。
使用者側が"8月のお盆の週に5日間連続で時季指定"を計画していたとしても、これは強制できなくなる。

ところが、これを強制してしまう会社が出ることが懸念される。
「人事部の手作業が大変だから」
「システムが対応できない」
「管理が大変」

いろいろな"会社都合"を述べて、押し切ることは許されない。

また、特別な事由がある場合、適用除外措置を講じる必要もある。通院など健康上の理由、親族の介護・看護、やむを得ない理由がある場合、使用者は個々に対応することが望まれている。

本来の趣旨は「5日取得しない人」「有給休暇をとりづらい人」に取得させること。つまり「反WLB」な人たちだ。
計画的に「WLBしている」人たちが不利益を被ることが「嘘のようなホントの話し」になってはいけない。

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2019年3月19日 (火)

リアルタイムミーティングとタイムラインミーティング

1990年代、僕らは週末の土曜深夜になると、パソコン通信ニフティの「RT」に集まった。

RTというと、現代では Re-tweet リツイートの略語として使う人が多いが、そうではない。
Real Time meeting のRT
僕らはそれを「あーるてぃー」と呼んでいた。

今晩も23時から恒例のRTやります。
オンラインでおしゃべりしましょう!

主催者が告知する。
ところが、23時になって行ってみても誰も居ない
まだ、みんな、どこかを呑み歩いているのかな
と独りごちて、30分後に出直してみるとケイコちゃんが独りぼっちでログインしている。

2人で話し始めると、すぐに、仲間がログインしてきておしゃべりが始まる。
東京、名古屋、大阪、神戸、福岡・・
全国に散らばっている仲間が、まるで、同じバーで呑んでいるかのように会話が弾む。
それを支えていたのは、高速なタイピングと、豊富な話題の引き出しだった。


2000年代に入り、遠隔地をつないだ会議をやる人たちの方法論は2つに分かれた。
一つは「TV会議」
これはハードの専用設備、回線確保にお金がかかる割には、映像・音声ともに不鮮明・不明瞭で、ほとんど普及しなかった。
もう一つは「チャット」という名前で定着していたオンラインミーティング

インターネットの「常時接続」があたりまえになっていたため、特別なコストがかからないチャットに、普及を阻害する要因はないかと思えた。
しかし、普及しなかった。
阻害要因は人にあった。

低速なタイピングと、貧困なアイデア
同じようにパソコンに向かっているのに、発言する人は限られている。それはミーティングというより、独演会に近かった。


2010年代
「TV会議」はskypeで手軽に実現できるようになった。
「チャット」に替わる手段としては、タイムラインで表示される情報共有ツールが流行した。
プライベートで使っている「タイムライン」のインターフェースだから、親しみやすい。
そんな売り文句で、いくつかのサービスが覇権を争っている。
だが、タイムラインミーティングでどれだけ、建設的な意見が育っていくのかは疑問だ。

どんなツールを使っても、元々、経験に基づくアイデアが貧困な人は発信する中身がない。
結果的にある一定の人だけが発信することになり、それならば共有ストレージににファイルを置けばいい。

ほとんどのタイムラインツールは、ネットワークストレージやスケジューラーがついている。それは、まさに「グループウェア」

そこに「シナジー」とか「コラボレーション」があると言い張る人は、幻想を提示して無能を隠そうする人たちだ。

独創的、建設的、革新的な発想は、そんなところから生まれない

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2019年3月17日 (日)

PDCAを回す男

人はそれぞれ笑いの壺が違う
浅草演芸場で無名の漫才師がつまらない話しをしても、その場の熱気で人々の笑いが同期するということはあるが、それは人がそこに笑いに来ているからだ。
仕事をしている時、人は基本的に笑いに来てはいない。
それでも、ふとした言葉がその人の「壺にはまる」ことがある。

ある日、僕は監査員
国際規格の適正な運用が成されているかをしらべるために来ていた。
責任者のサトウケイコさん。
とても実直な方の様で「なにもできていないんですよ。お手柔らかにお願いします」と不安そう
今日はお忙しいなか、お時間をいただきありがとうございます。それでは自己紹介します。私は監査員のmotoです。よろしくお願いします。では簡単でけっこうですから、自己紹介をお願いします。
「こういうの初めてなんで・・どんなことを言えばいいんですか?」
そうですね。先祖のルーツとかじゃなければ、なにを言ってもかまいませんよ。
すると、サトウさんが突然笑い転げた
椅子から転げ落ちることはなかったが、リビングで1人ポテチを食べながら落語を見ているかのように、遠慮無く。
そんなに、可笑しいですか?
「え、えぇ。ちょっと壺に入ってしまいました」

 

ある日、僕は監査を受ける立場だった。
監査員としてやってきたのはスズキイチロウさん。
この規格の仕事を始めてから、まだ日が浅い。
だが、経験の長さは監査の質とは関係ない。
規程を読み込む理解力
相手の運用を分析する力
アドバイスの引き出し
この基礎的能力、3つが揃えば監査員は務まる。
逆にいえば、この3つがなくて「ただ長くやっている」監査員はヘボだ。

 

アジェンダに沿って一通り、監査項目を終えたスズキさん
クロージングのトークに入る
「とても素晴らしいと思います。既にできていらっしゃるとは思いますが、大切なのはPDCAを回すことです」
ここで、僕のなかに化学変化が起きた

 

「やりっぱなしにしないと言うことです。PDCAを一度回し、なんなら2回3回と回す、回しっぱなしにする」
思わず吹いてしまった
スズキさん、怪訝な顔をしたが、さらに続ける
「PDCAを回すのは平面だけではなく、上にも回していきます。スパイラルアップですね」

 

「PDCAを回す」は、思考停止したエセエリートが使う定型句。
わずか7文字で途方も無い努力を強制できる。
これを使う人は大抵企画力がない。「PDCA」の「P=Plan」すらおぼつかない人だ。自分では「PDCAを回した」ことはなく「PDCAを回す」という便利な言葉を知っているだけの人だ。
しっかりと「PDCAを回している」人はこんな軽い言葉は使わない。
それが、どれだけ多大な労力を要すること、それが誰にでもできるわけではないことを身にしみて知っているからだ。
だから「回しっぱなしにする」とか「上に回す」と「言葉だけを進化させている」自分の浅はかさに気づいていない。

 

「一度きりの人生。ベストを尽くして成功をつかみとれ!」
と言っているようなもので「PDCAを回す」には中身が何も無い。

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2019年3月14日 (木)

私ってお礼をしっかり言える人なのCC 俺様のいうことは重要だからな件名

私ってお礼をしっかり言える人なのCC

スズキさんからお礼のメールが届いた
でも僕宛ではなくサトウさん宛だ
しかも[CC]欄には30人以上のメールアドレスと名前が列挙されている

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サトウ様

いつもお世話になっております。

先日の会議資料をお送りいただき、
ありがとうございました。

総務部
スズキ
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【1】メールで届いたものに対して、お礼を言うのは基本よね
【2】私ってお礼をしっかり言える人なの
【3】それをみんなにも言っておくわ

ということだろうが【3】が余計だ。
むやみに[CC]をつけるのは迷惑行為である。
そういう人が後を絶たないならばメールについての規程を設けて禁止した方がよい。



俺様のいうことは重要だからな件名

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【重要】申請書の提出について

サトウ様

いつもお世話になっております。

申請書を提出します。
ご査収願います。

総務部
タナカ
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誰もが提出している申請書のうち、自分が出したものだけ【重要】というのは僭越だし、自分にとって【重要】ならば、家に帰って日記に書けばよい。


お礼の返信を「全員に返信」することで、鬱陶しい人という評価が定着する。
件名に【重要】をつけるのは賢明ではない。

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2018年11月23日 (金)

リマインドメールに書くべき4つの要件

リマインドメールに書くべき4つの要件

1.時刻
たいていのメールは「15:00~」のように書かれており、終了時刻が明記されない。
なぜ、終了時間を書かないの?と聞いたことがあるが「早く終わるかも知れないので」と屁理屈が返ってきた。
終了時間を明記しない司会者はへぼだ。元々、時間どおりに進める気がない。
終了時間が書かれていない会議招集は、それだけでテンションが下がる。

2.場所
同じ部署の会議では書かれていないことがある。
「となりの会議室に行ってましたよ(笑)」みたいな自虐ネタを遅刻者に言わせないために、これは書いて欲しい。

3.会議の目的(主な議題)
時間や場所は覚えていても、その日のスタートとゴールがイメージできている人は少ない。それこそ「リマインド」した方がいい。

4.会議資料の在処
社内会議で共有フォルダーがある場合、そのパス
クラウドストレージの場合、そのURL
事前確認資料、課題の提出先は、その都度手元の資料にパス・URLを見に行かずに済むので、これを書いて初めて「リマインドメール」の存在意義があろうかというものだ。

ある時、主催者に「パスを書いた方がいいよ」と進言したところ「パスを書くのはセキュリティ的に問題あると思いますので書いていません」と勝ち誇られてしまった。
いまどき、pathとpass(password)の言葉の違いもわからぬやつには、それ以上、言えることがない。



これら4つの要件は、いわゆる「5W1H」のうちの「4H」である

1.時刻(開始、終了)→when
2.場所→where
3.主な議題(会議の目的)→why
4.会議資料のパス・URL→what

リマインドメールに「who」「how」は要らない。


誰がにあたる「who」は基本的には不要
ただし、役職などの属性により招集される会議では「この会議は原価管理担当者が招集されているのだ」ということを明示するために、書くことが望ましい。
なかには、何度も会議招集メールを受け取っておきながら「メールは来ていたけど、自分は関係ないと思った。主催者はメールさえ送ればそれで仕事が済んだと思っているのか」と詭弁を弄する輩もいるからだ。


どのようにに当たる「how」は基本的には不要
会議をどのように進行して、時間内に結論を得るかは、主催者(司会者)の手腕にかかっている。
実際にはそこが一番危ういのだが。

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2018年11月22日 (木)

リマインドメールが必要な組織とは?

今日もサトウさんに一通のメールが届く。

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本日のミーティング(リマインド)
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売上倍増プロジェクトメンバー各位

お世話になっております。スズキです。
本日ミーティング開催日です。

15:00~

宜しくお願い致します。

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サトウさんが入っているプロジェクトのリマインドメールだ。
サトウさんは、この「リマインドメール」なるものを受け取る度に苦々しく思う。
リマインドなんてされなくたって覚えているし・・



しかし、リマインドメールは後を絶たない。
なぜならば、皆、忘れているからだ。
実際、開始時間に来ている人は半分もいない。
サトウさんは「10分前行動」をモットーとしており、会議が始まる10分前には会議室に入っているが、当然、誰も居ない。
数分して会議の主催者がやってきて、サトウさんの姿を見てびっくりされてしまう。

「え?早いですね」
おまえが遅いんだよと思うが、口には出さない。世間とはそういうところではないと長く生きてきて学んだから。

「なに、してるんですか?」
いったい、ここで何をしているのか?と問われることもある。
見りゃわかるだろ、会議に来てるんだよと思うが、口には出さず神対応。
10分前行動をモットーとしているもので・・

すると「ヒマなんですか?」と言われたこともある。
その時はさすがに、開いた口が塞がらなかった。



時間にルーズなことが文化として定着しているような組織においては、リマインドメールは必要悪。
だが、せっかく出すのならば、ちょっと違うと思う。
サトウさんが考えるリマインドメールの要件は4つある。

1.時刻
2.場所
3.会議の目的
4.会議資料の在処


→詳細解説へつづく

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2018年9月21日 (金)

申請書を使い回してはいけない理由「申請」と「依頼」は違う

鈴木 様
お世話になります。
総務部の佐藤です。

お送りいただいた「申請書」についてご連絡します。
申請書は申請先が提供する書式を、その都度、申請先から入手して使用するものです。
申請経験者や、となりの人からもらうものでもありません。
申請書は申請先の組織が、その申請案件に関する上位規程に則り運用しています。
運用は日々、変化します。
いいえ、変化すべきものです。

上位規程の変更、状況の変化、効率のよい方法への変更
こうした変化に応じて、申請書式は改訂されます。

もしも、あなたが、過去に申請した際に使った申請書式を保管していて、それを再利用したとした場合、申請先が申請書式を変更していたら、そこに齟齬が生じます。
それは些細なことかも知れませんが、上位規則の変更に伴う変更がなされていた場合、現行規則に合わないこともあります。


鈴木さん、想像してみてください。
あなたは役所に申請に行きました。
その時、申請書が置いてある場所から「また、いつか使うかも」と言って、余分にがめて来ますか?
がめて保管しておいた申請書を、次回、申請に行く時に使っていますか?

これが宅配便の伝票ならば、予備をもらって来ても、再利用が利くかも知れません。
それは「申請」ではなく「依頼」だからです。
「依頼」を受けるサービス提供者は、たいてい、融通を利かせてくれます。
「申請」と「依頼」は違うのです。
「申請」を受ける組織が、融通を利かせていたら、ルールは亡きものとなります。
申請が通らないと「融通が利かない」という申請者がいますが、それは「融通が利いてルールは有名無実な組織」で働くことが、どれだけ危ういかを想像できない人です。


企業内における申請書は、エクセル、ワードなど電子的なファイルで作られます。
これは、そこで働く人たち一人一人に会社からパソコンが貸与されているという前提があります。
そして、パソコンの方が記入がスムーズ。メールに添付して送ることができるので、送る手間、受け取る手間が省力化される。といった、効率重視の前提によるものです。

その効率を逆手にとって、申請書の使い回しを「常識」とするのは、あなたの錯覚です。
目を覚ましましょう。
運用の本質を見つめましょう。

あなた以外の大半の社員はルールに則っています。

おわり

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2018年9月20日 (木)

エクセルの申請書を使い回す人たち

サトウさんの会社ではWindows2000が出た頃から、ホワイトカラーの人たち全員に会社からパソコンが貸与されている。
ある人はデスクトップパソコンであったり、ある人はノートパソコンであったりという違いはあるものの、基本的には、エクセルやワードが入っているWindowsパソコンであることには違いない。


サトウさんは総務部に所属しているので、売上目標、ノルマといったものはない。
サラリーマンである以上、事業計画には組み込まれているわけだが、仕事の性格上「たくさん仕事をとってこい」といったことはない。
日々、心がけることと言えば、ムダを省いてコストを下げる。処理の効率を上げるといったことだ。
そんなサトウさんには、日頃から抱えている課題があった。
それが、社員から総務部へ届く「申請書」だ。


社内の営業、開発、製作といった部門の社員が、総務部へ送ってくる申請書。
昔は紙に手書きして、上司のハンコをもらうものだったが、パソコンが普及して、申請書がエクセルやワードで作られるようになってから、その課題は発生した。

申請者が一度提出した申請書を自分のパソコンに保管しておいて、次の申請時には一部を書き直して提出する。つまり「使い回し」をするようになったのだ。


紙の場合、ボールペンで書いて上司のハンコをもらったものは、再利用がきかない。
ところが、パソコンは「書く」「保管する」「削除する」「修整する」「保存する」といったことがお手の物。
何度か提出する申請書ならば、再利用したくなる気持ちもわからないでもない。


では、サトウさんの課題とはなにか。
一つは、他人にも「使い回し」が広がることだ。

Aさんが申請して承認された申請書があるとする。
それを、Aさんが「こうやって書けば通るぞ」と言って、申請書のファイルをBさんに渡す。
Bさんは、日付や名前だけを書き換えて提出する。

これをやると、Bさんは「申請の意義」を理解しないことになる。
申請書には「注意事項」や「規定」が記されているが、ろくに読みもしない。
そういう「自分はなにも悪いことしてないんだから、申請とかに時間をかけたくない」といった人が、実際には事故をやらかすのだ。


こうした「使い回し」が起きていることは、プロならば容易にわかる。
使い回しでは、申請理由の文面がまったく同じだ。
なかには部署名、氏名まで同じ。つまり「書き換え忘れている」ことすらある。

つづく

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2018年9月 4日 (火)

トランスコスモスが佐世保に進出!

2018年9月3日
トランスコスモスが佐世保に出先を開設することが発表された。
トランスコスモスといえば、諫早にあるトランスコスモススタジアム長崎(長崎県立総合運動公園陸上競技場)の命名権を保有する企業。


■トランスコスモスと長崎

2015年4月30日
V・ファーレン長崎ヴィヴィくんのマスコットスポンサーとなる

2015年5月25日
BPOセンター長崎開設(長崎市)

2016年
長崎県立総合運動公園陸上競技場(諫早市)の命名権を取得「トランスコスモススタジアム長崎」とする

2018年9月3日
BPOセンター佐世保開設発表

2019年1月
BPOセンター佐世保業務開始

2021年
BPOセンター佐世保を最大400名体制にする計画



佐世保BPOセンターの所在地は佐世保市松川町1-19
戸尾市場の通り
大昔のユニード、その後ダイエー、現在エレナ京坪店の目の前となる。

BPOとはBusiness Process Outsourcing
一般的には、コールセンターやECの受注センターを担う。
長崎と佐世保では、主に委託元企業の人事、総務、経理などのバックオフィスをシェアードサービスとして担う。


長崎市家野町6-1にあるBPOセンター長崎は、長崎にしては大きなビルであり、ウェブサイトによると従業員数は16,282人。

地方都市において「ホワイトカラーの雇用」はとても大きな意味をもつ。
今回の佐世保進出に感謝する。
そして、BPO佐世保がいずれ何処かの広い土地に大きなビルを構える日が来ることを祈る。

V・ファーレン長崎にも夢があるが、トランスコスモスにも夢がある!

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