2018年11月23日 (金)

リマインドメールに書くべき4つの要件

リマインドメールに書くべき4つの要件

1.時刻
たいていのメールは「15:00~」のように書かれており、終了時刻が明記されない。
なぜ、終了時間を書かないの?と聞いたことがあるが「早く終わるかも知れないので」と屁理屈が返ってきた。
終了時間を明記しない司会者はへぼだ。元々、時間どおりに進める気がない。
終了時間が書かれていない会議招集は、それだけでテンションが下がる。

2.場所
同じ部署の会議では書かれていないことがある。
「となりの会議室に行ってましたよ(笑)」みたいな自虐ネタを遅刻者に言わせないために、これは書いて欲しい。

3.会議の目的(主な議題)
時間や場所は覚えていても、その日のスタートとゴールがイメージできている人は少ない。それこそ「リマインド」した方がいい。

4.会議資料の在処
社内会議で共有フォルダーがある場合、そのパス
クラウドストレージの場合、そのURL
事前確認資料、課題の提出先は、その都度手元の資料にパス・URLを見に行かずに済むので、これを書いて初めて「リマインドメール」の存在意義があろうかというものだ。

ある時、主催者に「パスを書いた方がいいよ」と進言したところ「パスを書くのはセキュリティ的に問題あると思いますので書いていません」と勝ち誇られてしまった。
いまどき、pathとpass(password)の言葉の違いもわからぬやつには、それ以上、言えることがない。



これら4つの要件は、いわゆる「5W1H」のうちの「4H」である

1.時刻(開始、終了)→when
2.場所→where
3.主な議題(会議の目的)→why
4.会議資料のパス・URL→what

リマインドメールに「who」「how」は要らない。


誰がにあたる「who」は基本的には不要
ただし、役職などの属性により招集される会議では「この会議は原価管理担当者が招集されているのだ」ということを明示するために、書くことが望ましい。
なかには、何度も会議招集メールを受け取っておきながら「メールは来ていたけど、自分は関係ないと思った。主催者はメールさえ送ればそれで仕事が済んだと思っているのか」と詭弁を弄する輩もいるからだ。


どのようにに当たる「how」は基本的には不要
会議をどのように進行して、時間内に結論を得るかは、主催者(司会者)の手腕にかかっている。
実際にはそこが一番危ういのだが。

|

2018年11月22日 (木)

リマインドメールが必要な組織とは?

今日もサトウさんに一通のメールが届く。

----------------------------------------
本日のミーティング(リマインド)
----------------------------------------
売上倍増プロジェクトメンバー各位

お世話になっております。スズキです。
本日ミーティング開催日です。

15:00~

宜しくお願い致します。

----------------------------------------

サトウさんが入っているプロジェクトのリマインドメールだ。
サトウさんは、この「リマインドメール」なるものを受け取る度に苦々しく思う。
リマインドなんてされなくたって覚えているし・・



しかし、リマインドメールは後を絶たない。
なぜならば、皆、忘れているからだ。
実際、開始時間に来ている人は半分もいない。
サトウさんは「10分前行動」をモットーとしており、会議が始まる10分前には会議室に入っているが、当然、誰も居ない。
数分して会議の主催者がやってきて、サトウさんの姿を見てびっくりされてしまう。

「え?早いですね」
おまえが遅いんだよと思うが、口には出さない。世間とはそういうところではないと長く生きてきて学んだから。

「なに、してるんですか?」
いったい、ここで何をしているのか?と問われることもある。
見りゃわかるだろ、会議に来てるんだよと思うが、口には出さず神対応。
10分前行動をモットーとしているもので・・

すると「ヒマなんですか?」と言われたこともある。
その時はさすがに、開いた口が塞がらなかった。



時間にルーズなことが文化として定着しているような組織においては、リマインドメールは必要悪。
だが、せっかく出すのならば、ちょっと違うと思う。
サトウさんが考えるリマインドメールの要件は4つある。

1.時刻
2.場所
3.会議の目的
4.会議資料の在処


→詳細解説へつづく

|

2018年9月21日 (金)

申請書を使い回してはいけない理由「申請」と「依頼」は違う

鈴木 様
お世話になります。
総務部の佐藤です。

お送りいただいた「申請書」についてご連絡します。
申請書は申請先が提供する書式を、その都度、申請先から入手して使用するものです。
申請経験者や、となりの人からもらうものでもありません。
申請書は申請先の組織が、その申請案件に関する上位規程に則り運用しています。
運用は日々、変化します。
いいえ、変化すべきものです。

上位規程の変更、状況の変化、効率のよい方法への変更
こうした変化に応じて、申請書式は改訂されます。

もしも、あなたが、過去に申請した際に使った申請書式を保管していて、それを再利用したとした場合、申請先が申請書式を変更していたら、そこに齟齬が生じます。
それは些細なことかも知れませんが、上位規則の変更に伴う変更がなされていた場合、現行規則に合わないこともあります。


鈴木さん、想像してみてください。
あなたは役所に申請に行きました。
その時、申請書が置いてある場所から「また、いつか使うかも」と言って、余分にがめて来ますか?
がめて保管しておいた申請書を、次回、申請に行く時に使っていますか?

これが宅配便の伝票ならば、予備をもらって来ても、再利用が利くかも知れません。
それは「申請」ではなく「依頼」だからです。
「依頼」を受けるサービス提供者は、たいてい、融通を利かせてくれます。
「申請」と「依頼」は違うのです。
「申請」を受ける組織が、融通を利かせていたら、ルールは亡きものとなります。
申請が通らないと「融通が利かない」という申請者がいますが、それは「融通が利いてルールは有名無実な組織」で働くことが、どれだけ危ういかを想像できない人です。


企業内における申請書は、エクセル、ワードなど電子的なファイルで作られます。
これは、そこで働く人たち一人一人に会社からパソコンが貸与されているという前提があります。
そして、パソコンの方が記入がスムーズ。メールに添付して送ることができるので、送る手間、受け取る手間が省力化される。といった、効率重視の前提によるものです。

その効率を逆手にとって、申請書の使い回しを「常識」とするのは、あなたの錯覚です。
目を覚ましましょう。
運用の本質を見つめましょう。

あなた以外の大半の社員はルールに則っています。

おわり

|

2018年9月20日 (木)

エクセルの申請書を使い回す人たち

サトウさんの会社ではWindows2000が出た頃から、ホワイトカラーの人たち全員に会社からパソコンが貸与されている。
ある人はデスクトップパソコンであったり、ある人はノートパソコンであったりという違いはあるものの、基本的には、エクセルやワードが入っているWindowsパソコンであることには違いない。


サトウさんは総務部に所属しているので、売上目標、ノルマといったものはない。
サラリーマンである以上、事業計画には組み込まれているわけだが、仕事の性格上「たくさん仕事をとってこい」といったことはない。
日々、心がけることと言えば、ムダを省いてコストを下げる。処理の効率を上げるといったことだ。
そんなサトウさんには、日頃から抱えている課題があった。
それが、社員から総務部へ届く「申請書」だ。


社内の営業、開発、製作といった部門の社員が、総務部へ送ってくる申請書。
昔は紙に手書きして、上司のハンコをもらうものだったが、パソコンが普及して、申請書がエクセルやワードで作られるようになってから、その課題は発生した。

申請者が一度提出した申請書を自分のパソコンに保管しておいて、次の申請時には一部を書き直して提出する。つまり「使い回し」をするようになったのだ。


紙の場合、ボールペンで書いて上司のハンコをもらったものは、再利用がきかない。
ところが、パソコンは「書く」「保管する」「削除する」「修整する」「保存する」といったことがお手の物。
何度か提出する申請書ならば、再利用したくなる気持ちもわからないでもない。


では、サトウさんの課題とはなにか。
一つは、他人にも「使い回し」が広がることだ。

Aさんが申請して承認された申請書があるとする。
それを、Aさんが「こうやって書けば通るぞ」と言って、申請書のファイルをBさんに渡す。
Bさんは、日付や名前だけを書き換えて提出する。

これをやると、Bさんは「申請の意義」を理解しないことになる。
申請書には「注意事項」や「規定」が記されているが、ろくに読みもしない。
そういう「自分はなにも悪いことしてないんだから、申請とかに時間をかけたくない」といった人が、実際には事故をやらかすのだ。


こうした「使い回し」が起きていることは、プロならば容易にわかる。
使い回しでは、申請理由の文面がまったく同じだ。
なかには部署名、氏名まで同じ。つまり「書き換え忘れている」ことすらある。

つづく

|

2018年9月 4日 (火)

トランスコスモスが佐世保に進出!

2018年9月3日
トランスコスモスが佐世保に出先を開設することが発表された。
トランスコスモスといえば、諫早にあるトランスコスモススタジアム長崎(長崎県立総合運動公園陸上競技場)の命名権を保有する企業。


■トランスコスモスと長崎

2015年4月30日
V・ファーレン長崎ヴィヴィくんのマスコットスポンサーとなる

2015年5月25日
BPOセンター長崎開設(長崎市)

2016年
長崎県立総合運動公園陸上競技場(諫早市)の命名権を取得「トランスコスモススタジアム長崎」とする

2018年9月3日
BPOセンター佐世保開設発表

2019年1月
BPOセンター佐世保業務開始

2021年
BPOセンター佐世保を最大400名体制にする計画



佐世保BPOセンターの所在地は佐世保市松川町1-19
戸尾市場の通り
大昔のユニード、その後ダイエー、現在エレナ京坪店の目の前となる。

BPOとはBusiness Process Outsourcing
一般的には、コールセンターやECの受注センターを担う。
長崎と佐世保では、主に委託元企業の人事、総務、経理などのバックオフィスをシェアードサービスとして担う。


長崎市家野町6-1にあるBPOセンター長崎は、長崎にしては大きなビルであり、ウェブサイトによると従業員数は16,282人。

地方都市において「ホワイトカラーの雇用」はとても大きな意味をもつ。
今回の佐世保進出に感謝する。
そして、BPO佐世保がいずれ何処かの広い土地に大きなビルを構える日が来ることを祈る。

V・ファーレン長崎にも夢があるが、トランスコスモスにも夢がある!

|

2018年8月13日 (月)

マリちゃんが見ている重要な「資料」

以前、となりに「WEBさぼり」をする同僚がいるサトウさんの話しをした。
今日は、それと同様の話しだ。


現代企業組織の事務所では、ほぼすべての人の自席にはパソコンがあり、在席している時はパソコンに向き合っている。

これは企業により若干のずれはあるものの、およそ2001年を境に「パソコン一人一台化」が完了したと推察する。


スズキさんの事務所でも、すべての人に会社備品のパソコンがあてがわれており、誰かと雑談する時を除いて、自席にいる間はパソコンに向き合っている。
ある日、スズキさんは、右隣に座っているマリちゃんがとても静かなことに気づいた。

そういえば、キーボードを打っていない
右側を向き、マリちゃんをガン見したのではなく、人が動く気配がない。音がしないのだ。かと言って熟睡しているというわけでもない。

スズキさんの職場はデスクトップパソコン、ノートパソコンが混在しているが、誰もがパンタグラフ式のキーボードを使っている。

デスクトップパソコンが普及し始めた頃、主流だったのはメンブレン式のキーボード。
キーに厚みがあり、ストロークも深い
押下(おうか:キーを押して下げること)すると「カチャカチャ」と大きな音がする。

一本指打法のおじさんが強くキーボードを打つと、麻雀の牌を切っているような音がしたものだ。

メンブレン式は押し込みが堅くストロークも深い。
大きな力を要するため、腱鞘炎になる人が続出した。
それから、まずはノートパソコンがパンタグラフ式に取って代わり、デスクトップ用の外付けキーボードもパンタグラフを選ぶ人が増えた。

ただ、経産省経済産業局はメンブレンとパンタグラフの普及データを公表していないので、いつ頃、出荷台数が逆転したのか(もしかして、まだ逆転していないのか)は謎だ。


それにしても、マリちゃん静かだ。
いくらパンタグラフ式のキーボードが静かだとは言え、連続的にキータイプすれば「さらさらさら」といった機械音はする。

それとなく右側を視線の端っこに捉えると、彼女はマウスに手を置いた状態で、はや5分は経過している。

企画書などを読み込んでいるのならば、一定間隔でページを変えるクリック音か「ガリガリガリ」というマウスのホイールボタンを回す音がするはずだ。

マリちゃんは、時折マウスを左右に振っている
それは、恐らく何らかの「資料」を凝視しているのだろう


そして、スズキさんが姿勢を変える度に、マリちゃんがマウスを操作して画面を切り替えることがわかった。
それも毎回。
別にスズキさんは彼女を疑っているわけでも、監視しているわけでもないのだが。
マリちゃんは、その画面をスズキさんに見られたくない様子。

そうか、僕なんかには閲覧が許されていない、企業秘密へのアクセスを許されているのだな。
若いのに、さすが、マリちゃん。期待の星!


別にスズキさんがマリちゃんの給料を払っているわけではないし、彼女が手を動かさないことで、目に見えて企業業績が悪化するわけでもない。

誰にでも「資料」を見ていたい時期があるのだ。
楽天的なスズキさんは、そう考えることにした。

|

2018年6月23日 (土)

サラリーマンは本当に仕事をしているのだろうか?

サラリーマンは本当に仕事をしているのだろうか?
僕はサトウさんの話を聞いて、ふと、そんなことを考えた

サトウさんはメーカーで事務職の部署にいるサラリーマン
従って、この話は「間接業務」の人たちの話と言っていいかも知れない

間接業務とは
■企業の源泉活動に直接結びつかない仕事
■売上・利益に直接結びつく部門を支援する業務

具体的な部署名でいうと、人事、経理、総務、情報システムなど。
これに対して直接部門は、製造、開発、営業・販売部門である。

グループ企業において、間接業務を一組織に集約し、コスト削減と業務効率化を図る経営手法として「シェアードサービス」という言葉が、持ち株会社化が進んだ2000年台に登場した。


サトウさんは一日じゅうパソコンに向かっている。
毎日同じような処理の繰り返し
特に他部門との打合せに呼ばれることもない
購買にも携わらないので、来客相手に商談を受けることもない
ただ、ひたすら画面をにらみ、キーボードを打つ。

カタカタカタ
時々、我ながらうるさいなと思う。
それは恐らく、デスクトップパソコンに付属していた安っぽいキーボードのせいだ。
寄る年波で最近は手首が吊るような感覚がある。

腱鞘炎・・っていうやつかな

ネットでしらべると、手首に優しいキーボードも出ているらしいが、なにせ会社は「社員の健康」といったところにとんと疎い。
ある時、あまりに腰が痛いからと言って、みんなの椅子を買い換えて欲しいと願い出た先輩が、しばらくして異動したことがあった。

それ以来、誰もが「壊れていないもの」「まだ使えるもの」について要望を口にすることはなくなった。

カタカタカタ
今日もキーボードを打つ音が響くな
その時ふと、サトウさんはとなりのスズキさんが静かなのに気づいた。
スズキさんは勤続20年を超えた女性の中堅社員。
特別に仕事ができるともできないとも言われない、何処にでもいる標準的な事務員だ。

どうかしたのかな?
気になったサトウさんは、背伸びをする振りをして背もたれに寄りかかり、視線だけを動かした。

すると、その瞬間
スズキさんのパソコンの画面が変わった
サトウさんの記憶に残った一瞬の残像は、会社のシステムではなく、写真がふんだんに使われたウェブサイトのようだった。

人は一度、情報を収集し始めると、そのアンテナ感度が上がってしまう。
それ以来、なんの気なしに背伸びするだけで、スズキさんが画面を切り替えることに気づくようになる。



制作、営業といった直接業務に携わる人も、会社でパソコンに向かう時には「WEBさぼり」をすることがあるかも知れない。
だが、そういう職種の場合、制作の〆切や売上ノルマといった節目の成果という縛りがある。
本業の成果をおろそかにしてまで「WEBさぼり」する人はいない。


だが、間接部門の場合、違う。
ミッションクリティカルな人を除き、成果を出す〆切はない。販売のノルマはない。
Jリーグ(J1)のように「今日は10km走り、全体で2位でした」といったトラッキングシステムもない。

抱えている仕事、事務の分量が少なくても「自分のスピードはこんなものです」という振りをしてゆっくりやれば「ヒマで仕方が無い」ことを隠すことは容易だ。
周りに気づかれず、毎日の一定時間を「WEBさぼり」で過ごすことができる。
それに歯止めがない。


最近、サトウさんは、背伸びするのを止めた。
WEBさぼりを何食わぬ顔でしている「確信犯」がとなりに居ることを忘れていたいからだと言う。

|

2017年10月25日 (水)

現場を盾に取る女 現場を見抜けない男

サラリーマン組織において営業は取引先と対峙し、制作は顧客と対峙している。
組織の外側と対峙している「最前線」
それらは総称して「現場」と呼ばれている。

若い頃、現場を経験してから管理部門に異動する。
あるいは、営業、制作の管理職に就く。
そういう人は「現場を知っている人」ということになる。

だが、組織には一度も現場を経験していない人たちがいる。
それは、新卒で入社した時から一般管理部門(人事・経理・総務・情報システムなど)に配属され、そのまま生え抜きとしてその部署に勤める人たちだ。
そして、たいがいの場合、その中から生え抜きの管理職が生まれる。


昔も今も「現場」には、現場を盾に取る女がいる。
(男でもいいのだが、ここは女で進める)
結論からいうと、現場を盾に取る女は二流だ。
一流の現場担当者は、そんなことはしない。
戦う相手が外に居ること
身内は共に戦う仲間だと言うことを理解しているからだ。


現場にいながらも、あまり外部と対峙していない女というのがくせ者だ。
戦う相手が外にいないため、いつのまにか、身内と戦い始める。
しかし、自分には「現場経験」が乏しい。
戦いには武器が必要なのだが、その矛(ほこ)がない。

そこで「現場」を盾にとる
自分の仕事を減らしたい
自分に面倒の火の粉がかからないようにしたい
こんな時、管理部門と対峙して「現場」を持ち出す。

現場はこうなんです
あなたは現場を知らな過ぎる

一旦話し始めると、すぐ自分に酔う。
相手が黙って聞いていると、世界を征服したかのように勢いづく。
まぁ話しが長い。

「現場」が回るためには、社則だろうが規程だろうがお構いなし。
「現場が回らないルールだったら、変えるしかないですね」
と言い出す始末だ。

あまりの無茶な要求に、管理部門がいうことを聞かない。
そこで、必殺の飛び道具が出る。
「直訴」だ。


「現場を知らない」管理職は、恰好の餌食になる。
現場を知らないから、フェイクの「現場話」が見抜けない。
すべて鵜呑みにして、部下を叱る始末。
こうなると、管理部門に厭世観が蔓延する。


論戦に「現場」カードを持ち出す女は要注意だ。
相手にしないことが、身の安全である。
周囲はよく「人となり」をみている。
いずれ「直訴」カードを切った女は、組織から排除される。
だから、安心して相手にしないことが肝要だ。

|

2017年9月20日 (水)

つっこみどころ満載

「つっこみどころ満載」という言葉を一度でも職場で使ったことがある人は、これから先、幸せな仕事人生を送ることはできない。

結論からいうと、こういうことになる。
では、なぜそう言い切れるかを短く説明しよう。

他人がつくった資料、企画書などのいわゆる「成果」をみて、難点ばかりが目につき、あまりに品質が低くて笑ってしまうような時。
人はへらへら笑いながら「つっこみどころ満載だよね」と口走る。

「つっこみどころ満載」を言う人は、自分で何も造れない、創れない。
creative と対極にある人だ。
なぜならば、creativeな人は、ゼロから価値を創り出すことの壮絶な苦悩を知っている。
価値を創り出した人が、その後、どれだけ世の中から虐げられるかを知っている。
社長、取締役、部長といった特別な権力を持っていない限り、たいていの創造者は、心ない大衆の忌憚なき言葉に打ちのめされる。

創造者は創造者の気持ちがよくわかる。
だから、他人が創ったものに対する目は優しい。
たとえ、つっこみどころ満載だとしても、それを口にすることはない。
それは、空を見上げて唾を吐いているに等しいからだ。

さて、なぜ「つっこみどころ満載」を口走ると、仕事人生がうまくいかなくなるのか?
そう言う「満載くん」に対して
「だったら、自分で創ってみろ!」
と喧嘩を売ってくれる人はいない。
現代は穏やかな時代。
誰もが穏やかに生きたい。
「満載くん」との論戦で疲弊したくない。

スルーしたいのだ。
そして、そのスルーは「満載くん」の定年までつづく。


「つっこみどころ満載」という言葉を一度でも使ったことがある人は、これから先、幸せな仕事人生を送ることはできない。
そうは言っているが
「幸せな人生」が送れないわけではない。

奥さんや子供に囲まれて(友達には囲まれないと思う)
太鼓腹を突き出して、ビールでも呑んで
「パパ」とか「じぃじ」とか呼ばれて暮らすことは可能だ。
「つっこみどころ満載」をぶちかまして、仕事仲間から総スルーを食ったとしても、親族の中に幸せを見いだすことは、あり得る。

|

2017年8月25日 (金)

【社則】会議日程の打診〆は2日以内

今日もサトウさんからメールが届く
数人のプロジェクトメンバーで会議を開くことについて、それぞれの都合を尋ねるものだ。

-----------------------------------------------
8月25日 会議日程の打診

お世話になります。
行き詰まっている「プロジェクトA」打開の為に
来週にでも打ち合わせを致します。

御都合を 9/1 位までに返信頂ければと思います。
基本的には参加人数の多いところで決めたいと思いますが、あまりにも少なければ再度リスケさせて下さい。

-----------------------------------------------

僕はこのメールが気に入らない
どういうところが、気に入らないかというと・・

【1】そこは、漢字じゃない!
「為」→ため
「致す」→いたす
「頂く」→いただく
「下さい」→ください

「為」は漢字で書いても誤りではないが、ひらがな表記が望ましい。
この用法を禁止する公募論文もある。

「致す」はよくないことに使う。
犯罪の打合せでない限り、使わない。

「頂く」は「食べる・飲む」の謙譲語
相手の予定を食べる場合以外は使わない。

「下さい」はモノをもらう時の用法
リスケはモノではないので使わない。



【2】何を連絡すればいいのか?
連絡するのは「都合のいい日時?」「都合の悪い日時?」かを明確にしなければならない。



そして、最も気に入らないのがここ
【3】返答期限が1週間先・・

サトウさんは、相手に遠慮しているのだろう。

みんな、忙しいかも知れない
有給休暇をとっている人がいるかも知れない
返答までの期間が短いと、横柄と思われるかも知れない

どれも、考え過ぎである

受信した我々はたまらない。
自分は即答したとしても、のろいヤツは本当に1週間後に返事をする(そして、メールを寝かせているうちに忘れる)

1週間先まで日時が確定しないのは困る。
その間にも予定は入ってくる。
返信に書いた「都合がいい日時」を空けて待てるのは、せいぜい1日までだろう。

会議日程打診の回答猶予は「2営業日以内」で十分。
それを社則に謳いたいくらいだ。

その2日とも休んでいた人がいたら・・

想像でものごとを進めていたら、大半の人が迷惑する。

|

より以前の記事一覧