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2006年6月21日 (水)

文書で煙に巻く方法

 こうすれば、誰にも理解できないというビジネス文書の作り方。

● 同じ名詞を、言い回しを変えて使う。
 「システム担当者」「保守窓口」「ユーザー担当」
 のように同一人物なのに、その役割や微妙なニュアンスごとに表現を使い分け、1枚のドキュメントに記載する。読み手はまず解読できない。

 「データベース(DB)」「テーブル」「マスター」
 を使い分けるのは、IT技術者がユーザーを煙に巻く時の必殺技。
 それぞれに微妙に意味合いは違うのだが、それについては説明しない。
 技術者がこの3つを混ぜて使っていたら、こう聞くとよい。恐らくしどろもどろになる。

 ここでいう「テーブル」と「マスター」はどう違うんですか?

● テキスト(文字)だけで記述する。
 図や表は一切入れない。
 書いてあることは極力要点だけに絞り、行間はすべて口頭で補足すれば、わかりにくさは完璧。
 説明が終わったあと、聞いた側には膨大な手書きメモが残る。

● 毎回図を変える。 定例会議で同じテーマについて毎回、図表を作り直し、目先を変える。
 全体像を把握させたくない時に有効。

 各自が課題を持ち寄る会議では、提案資料のフォーマットは絶対統一してはいけない。
 各自が「自分だけわかりやすい資料」を持ち寄ってくれるので、共通理解の不能が確約される。

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