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2006年9月 6日 (水)

会議の進め方(事前準備編)

つづき

2、会議前日までに準備すること

アジェンダを作る。
 議題ごとの想定討論時間を予測する。
 自分が手持ちするアジェンダには議題ごとの所要時間、予定進行時刻を書いておく。

アジェンダを紙出しして上司の席に持って行き、
 「赤入れしてください」
とお願いする。
 メールにアジェンダを添付して、赤入れして返せと言われたら、普通の上司は腹が立つものだ。

「書記」=議事録をとる人を決めて依頼する。
 議事録はプロジェクターに投影し、会議後速やかにイントラネットにアップするために、筆記ではなくパソコンで高速タイピングできる人を選ぶ。司会自ら行うのが最も効率がよい。

 司会自ら議事録をタイピングし、プロジェクターで投影する。
 ここがとっておきのポイント。
 司会の脳で行われている 議事の水路づけをスクリーンで見ていると、参加者はその思考に引きずられてしまう。つまり、人心が一つになるのである。
 思考停止と思考活性の切り替え、ここに会議のコツがある。
(な~んて、後付けですけど ^^;)

 ただ、これを「フェアじゃない」と言うような人は、一生お通夜会議をやって「忙しい」てんぱった人生を楽しむことができるだろう。

「記録係」を決めて依頼する。
「記録係」はホワイトボードや模造紙に話し合いのポイントをまとめていく人。通常は司会が務める。司会のあなたに、議題について "図を描く能力" が欠けていると思う場合、誰かに依頼しておく。

3、当日の準備

アジェンダを板書する。
 黒板・ボードがなければ紙に書いて貼るか、紙出しして配布する。
 プロジェクターの投影では、常時確認できないので不可。環境面で好ましくはないという理由で、紙出しは控えていたが、進行を円滑にするためには、アジェンダが各自の手元にあった方がよいことがわかった。

お茶の準備
 長時間の会議ならば大型ペットボトルを購入しておいて セルフサービス。短時間ならば開始前に配る。1時間以内の社内ミーティングならばお茶は無し。

 次回 9月8日 (司会進行編)につづく


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