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2006年9月 5日 (火)

社会人が「忙しい」とてんぱっている理由

 学生さんにはわからないかも知れないが、日本の企業では会議が多い。
 年中「忙しい」とてんぱっている人がなぜ、忙しいのか?
 それはたくさんの会議に出ているからだ。

 会議は、やたらと長い。
 長い理由は全会一致をめざすからだ。
 「世界でもっとも社会主義が成功した国」と揶揄される日本では、多数決をとるなどもってのほか。
 たった一人、意見が違う人がいると、皆が後の嫌がらせを恐れて黙り込んでしまう。そうなると、会議というよりお通夜に近い。
 10人が参加した2時間の会議で、1時間 全員が黙祷をささげるということもあった。

 会議に出なければ、仕事は速く終わる。
 だが、サラリーマンはすべての会議を断ることはできない。

 そこで5年前から、自分が進行役になった会議だけでも効率をあげようと思い、取り組んできたことがある。それをお話したい。

1、役割の分析

■積極的に推進意見を言ってくれる人、消極的で議論に水をかける人、バット君を分析しておく。
 推進意見を言ってくれる人と正対して座ると、進行がしやすい。

「この人がいないと始まらない」という人を特定しておく。
 遅刻・中座しないよう本人に言っておく必要がある。

 つづいて、会議案内の発信。

【 第1弾 】
会議参加者一斉に以下の要件をe-mailで送る。
議題
日取り
開始時間~終了時間
場所
主旨、目標とする成果

【 第2弾 】
会議参加者個別に以下の要件をe-mailで送る。
準備してきて欲しいこと
「あなたに期待する役回り」
インターネット、イントラネット上にある参考文献のURL

 ちなみに、会議前日になる頃には、会議室がどこだったかを忘れている人がいる。第2弾メールにも さり気なく 日取り、開始終了、場所を再掲載してあげることが親切だ。

つづく

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