会議 進行の実践編

■えらい人の前説はカット
　予定調和にえらい人に振らない。えらい人の講演でその日の会議は死ぬ。
　必要な場合は、事前に話してほしいこと、持ち時間を話しておく。

■議長、書記（議事録担当者）、議事録公開方法を明らかにする。
　＊氏名入りで公開することの布石。下手なことを言えなくなる。次回以降の会議に効いてくる。

■発言は挙手をして、議長の指名を受けてから
　＊この確認をしなかった会議は、隣りに座った人との分科会になる。

■発言は手短に
　「進行にご協力をお願いします」

　ルール、役割の確認を終えたら、アジェンダを消化していく。

■議事が一つ終わるごとに、板書しておいたアジェンダに線を引いて消していく。
■予定時間に対して進行が遅れていないか常に意識する。
■遅れている場合、さっと時計を見て「ちょっと遅れてますね」と軽く言う。
■遅れているからと言って、重要な議題を残して「じゃ時間が来たのでうち切ります」ということはしない。貴重な時間を使ったことに見合う成果を出すことが大前提。

　ことばの確認

■情報システム部門、経理部門の人などが専門用語を使った時、自分がわからない言葉だったら言葉の意味を確認する。
　定義があいまいな言葉、意味がいろいろな取り方ができる言葉は
「今後、この言葉はこういう意味で使いましょう」
とその場で定義する。

　自分がわからない言葉は周りの人もわかっていない。
　使っている人もわかってないことがある。
　確認することで安心感が漂う効果がある。
　ただし「偉い人」が使った場合は、空気が壊れるのでその場は流す。

　遅刻・中座への対応

■遅刻・中座をしておきながら、
　「僕が聴いてないだけかも知れないけど・・」
　と言いながら、既に終わっている話しを持ち出す人がいる。
　こういう場合、満面に笑みをたたえて
「それはあなたが聴いてないだけですよ」
「来られる前にお話したんですよ～」
と釘をさす。司会がこれにコミットしない場合、参加者のモラルが下がる。

　会議の終わり方

　次のことを確認する
■決まったこと
■課題（宿題）、クリアする担当者は誰か？
■次回開催テーマ、日時、場所、幹事（世話役）
■議事録、参考資料（ファイル）の公開について告知

　「それでは 終わります。ありがとうございました！」
と散会を宣言したら、即座に席を立ち、荷物をまとめて部屋を出る。

　司会がいつまでもそこに座っていると、一部の人による延長戦が始まってしまう。関係ない人は帰りたいのに帰れなくなってしまう。

　そして最後に、司会の心がけについて。
　色々な工夫をして臨んでいても
「今日のために 勉強しました」
「これだけ準備しました」
といった自己宣伝をしない。

9月11日　ビジネスで　会議の進め方（参加者編）を掲載