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2008年11月12日 (水)

セルの中で改行する

【ど素人!エクセル講座 】 

 「行(ぎょう)がずっと右に行ってしまうんですけど、どうしたらいいですか?」

 エクセルの質問を受けた。

 どれどれ?とそのエクセルシートを見せてもらうと、出題者によって報告書フォーマットに次の設定がしてあった。

■シートの保護 (報告者にフォーマットを変えさせないためだろう)
■行列表示のオフ (見た目をよくしたかったのか・・)
■行の高さを 200ピクセルにして、1行で大きな回答欄をつくっている。

Cell_kaigyo

 

1つの回答欄が1行でできているため、入力していくと、右側の壁を突き破ってしまう。
 箇条書きにしたくてもできない。
 ファイルを添付してメールで送る報告書ならば、それでもよい。
 見づらいのは出題者本人。自業自得だ。

 だが、聞くところによるとこの報告書は印刷して、上司の直筆署名を得たうえ、紙で提出するのだという。 それでは、書けるわけがない・・
 行の高さが 200ピクセルも取ってあるというのに、1行50字程度しか書けないということになる。
 出題者は、自分でこの報告書を書いてはみなかったのだろう。

 さて、この課題を与えられて、Microsoft認定エクセル検定保有者としては、次の2通りの回答がある。
 1は誰にでもすぐできる。しかも、日頃エクセルを使ううえで欠かせない知識。
 「エクセル使えます」
 と履歴書に書くような人でも、これを知らない人はとても多い。
 2は根本的な解決方法だ。

1.セルの中で改行する
 改行したいところまで来たら、[Alt]+[Enter] を押下
 これで、セルの中で行が改行される。

Cell_kaigyo2

 

 ただ、これでは行が (出題者が設定していた)200ピクセルを超えた時、今度は下にあふれてしまう。
 印刷して提出するのだから、これでは支障がある。



2.設定を変える
 ツール>保護>シートの保護の解除
 (ここで「シートの保護」が出ている場合は、そのシートは保護されていない)
 これで、シートの書式や設定が変えられるようになる。
 ただし、パスワードがかかっていたら、ここでお手上げ。

 行・列を挿入することは避けた方がよい。
 出題者が、たくさんの人から届いた報告書を集計する時に困る。

 ツール>オプション>表示のタブ
 □行列番号にチェックを入れる。
 これで、左端に行番号が表示される。
 そこで初めて行の高さを変えることができる。

 あとは、印刷ページが2ページにまたがらない範囲で行の高さを調節すればよい。

 エクセルを報告書式に使う企業は大変多い。
 だが、自分で作った報告書に、記入して試してみる出題者は大変少ない。

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