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2012年10月18日 (木)

「添付ファイルがついていないようです」

「添付ファイルがついていないようです」
あなたは、これまでに何度、他人からそう指摘されただろうか。

メールを送信した後に、あっ添付忘れた!とすぐ気づいて、
「すみません、添付を忘れたので再送します」と幾度、【 再送 】メールを送っただろう。

あるいは、書きかけのメールが"飛んでしまって" 
「すみません、書きかけのメールを送ってしまいました」と詫びたことはないだろうか。

メーラーにアカウントを複数登録していて、業務によって送信者をプルダウンメニューから使い分けているあなた。

組織のMLから送るべきメールを個人アドレスで送ったことはないだろうか。

メールの操作は一見、簡単そうに見える。
だが、実は奥が深い。
注意力のない人は、しょっちゅうケアレスミスをして、陰で笑われている。
最も使う機会の多いソフトはメーラーであり、その基本技術を押さえるか否かで、仕事の品質は大きく変わる。

そこで、以下に2つのヒントを紹介する。
1つはアイデアであり、1つは メールが "飛んでしまった"を逆手にとった技術だ。

*前提 メーラー Outlook Express/Windowsメール

送信ミスをしないアイデア「指さし確認」
電車の運転手がやっている指さし確認を、パソコンの画面に向かっておこなう。
声は出さなくてよい。いや、出さない方がよい。

送信者: よし!
宛先: よし!
CC: よし!
件名: よし!
本文 よし!

[送信] クリック!
ではない

ここは [Ctrl]+[ Enter ] である。

[Ctrl]を左手薬指で押さえたまま、右小指で[ Enter ] 押下!
これで、メールは 送信トレイ に置かれる。
この時点ではまだ、送信されていない。

メールの送信ダイアログが表示されるので
"今後、このメッセージを表示しない" にチェックを入れて[OK]
これで、ダイアログが閉じる。
次回より、このダイアログは出ない。

詳しい設定方法は、こちらをどうぞ メールがいきなり飛ばないようにする


左ペインのフォルダ一覧の送信トレイをクリック
添付ファイルのクリップマークがついているのを確認して
[送受信] クリック!

これで、ミスのない意図したとおりのメールを送信できる。

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