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2013年6月20日 (木)

マイストーリー男 ビジネス文書 依頼メールの書き方

ある日、あなたにこのような依頼メールが届く。
差出人はマイストーリー男だ。

(文面)

イントラネット「お知らせ」に掲載されている
「品質改善プラン」
ですが、かつては「品質改善プラン」を
上記サイトに掲載していましたが
現在は「QC活動」のページへ移動しています。

誤解を招きますのでタイトルを、
「品質改善事務局」
へ変更してください。

(文面おわり)

マイストーリー男の文章は、読み解くのに首をひねってしまう。
マイストーリー男は、話しことばではこんな風に話す。

えーっと、今朝寝過ごして、弁当をつくる時間がなかったから300円もらって行ったよね。それで、コンビニでサンドイッチが美味しそうだったからね。1つ買ったんだけど、お昼に食べたらちょっとぱさついていたんだ。楽しみにしていたからちょっとがっかりしたんだけど、まぁ金返せってわけにもいかないし。それで320円だったんだけど、20円ちょうだい。


脳に発生した順に言葉または文章にしているのだ。
まさに、自分のストーリー。

自分がどう話したいかであって、
相手にどう伝えたいかではない。

それしか、できないのだ。
聞き手に対して、結論と理由をわかりやすく伝える工夫が、この世に存在すると
いうことを知らない。
自分が言いたいように話せば、当然、相手にはその要旨がうまく伝わるものと思い込んでいる。

だから、もしもこのストーリーを聞いて
「足りなかったから20円ちょうだいって、先に言えば?
サンドイッチがぱさついた話しは、その後でゆっくり聞くから」
とでも言おうものならば、とても気を悪くされてしまう。

さて、冒頭の依頼メール。
書くならばこうだ。

(文面)

イントラネット「お知らせ」について文言の修正を
お願いします。

■依頼内容
タイトルの変更
現在「品質改善プラン」
修正後「品質改善事務局」

■理由
かつて掲載していた「品質改善プラン」は
現在「QC活動」のページへ移動しています。
タイトルと内容が不一致となっていますので、
変更を依頼します。

(文面おわり)

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