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2013年12月11日 (水)

情報が見つけやすい!共有フォルダーの管理方法

ある日、エレベーターに乗ろうとしていると、営業部のサトウさんに呼び止められた。
かつて、営業部で同じ釜の飯を食った尊敬する先輩。
政治家にでもなれば、きっと男女ともに広い層からの支持を集めるであろう、清潔感にあふれるルックス。
生活感にあふれるこちらとしては、目映いばかりだ。

「ちょっと相談したいことがあるんだけど・・
うちの部署は、Windowsの共有フォルダーを作っていて、外付けハードディスクに部署の情報を入れて格納しているんだけどね・・」

大嫌いな「格納」という言葉は出たものの、人柄のいいサトウさんのためにお役に立ちたい。
紙コップのコーヒーが飲める所でお話しを聞くことにした。

「うちの部署は、Windowsの共有フォルダーを作っているのだけど、みんな好き放題でぐちゃぐちゃにな
っているんだ」

この一言を聞いただけで、その部署の状況に察しが付いた。
概ね、営業の人達はパソコンに弱い。
それでいて、自己主張は強い。
ガバナンスとかセキュリティとか統制とか、くそ食らえと思っている。

でも、まだ評論と提案を切り出すには早い。
昔、上席SEから「君はせっかちだなぁ、もう少しユーザーの声をよく聞いた方がいいよ」と言われて以来、ユーザーの声は極限まで我慢して聞くように努めている。

「ルールはないし、みんなが勝手にフォルダーを作るから、何がどこにあるか、探しづらいんですよ」

さぁ営業にでかけよう!
と思った時に、肝心の資料が見つからない。
昔のように、事務員と称する女性社員を子分のように使えた時代はとうに過ぎている。
誰もが同じ苦労をしなければならない。

そこで、人柄がよく信頼が厚いサトウさんに白羽の矢が立つ。
君が音頭をとってなんとかしてよ!
ということになったらしい。

ひと通り、サトウさんの話を聞いたところで、いよいよ「アントニオ猪木の卍固め」を繰り出す。
卍固めについて、説明すると長くなるので別の機会に譲る(笑)

1.まずはじめに、皆さんにどのようなことで困っているか、どうしたいのか?
意見を聞いてください。
想像でモノを言うのはいけません。

2.先走って恐縮なのですが、もしも"探したい資料がなかなか見つからないよ"という声が多かったとしたら・・1つ提案があります。

そこで、小脇に抱えていたノートパソコンを広げてエクセルを立ち上げる。
即興でつくったのが、次のようなブックだ。

「共有ファイルもくじ~」 ドラえもんの声で

つづく

ど素人!エクセル講座

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