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2013年12月12日 (木)

共有フォルダーで情報が迷子にならない「共有ファイルもくじ」

「共有ファイルもくじ~」 ドラえもんの声で

Mokuji

項目はシンプルに「ツメ」「名称」「アドレス」「ファイル名」

もくじ.xls
という名前を付けて保存。
共有フォルダーのルートになるフォルダーに、このもくじを置く。
エクセルファイルをこうして置いておけば、もくじが一元管理できて、誰もが気軽にメンテできる。

資料を新たに"格納"した人は、このもくじに加筆する。
使い方は、たったこれだけ。

アドレス、ファイル名までを絶対パスで書くと、
開きにくい。
フォルダーの場所までたどり着いて、そこからは目で探すというのが現実的。
そうしておけば、申請書一覧_ver2.xls のように、版管理でファイル名が変わることにも対応できる。


ここからは、少しだけ持論を語らせてもらう。

情報が何処にあるか?
それを一番よく知っているのは、情報を作った人です。

スズキさんのユーザーIDや内線電話を一番よく知っているのは、スズキさんですよね。
だから、申請書は本人に書いてもらうのです。

資料が共有フォルダーの何処にあるか?
それを一番よく知っているのは、資料を作った人です。
なにせ、自分が置いたのですから。

それでも、本人だって置いたことすら忘れるのです。
置いた人が忘れるのだから、置いていない人がわかるわけがないです。

そこで、資料を作った人は関係者にメールを送って
「**に格納しました」
とやるわけです。

ところが、メールは1日に数百通、1ヶ月もすれば数千通になります。
あの資料どこだっけ?
という前に、あのメールどこだっけ?
と探さなければならない。

メールを探してはいられないので、直接、共有フォルダーを探しに行く。
そして、そこには迷宮が待っているわけです。

だから、情報収集したい時は、その情報の発信者に聞くのが一番速い。
この目次が整備されたら、フォルダーの整理は不要です。

もくじから一発で探している情報にたどり着ける。
どれだけ、フォルダーがぐちゃぐちゃになっていようが、誰も気にならないからです。

もしも「フォルダーを整理しよう」などと思ったらどうなるか?
まず、初めに3時間くらいかけて、サトウさんが管理ルールを作る。それを部長が承認
する。説明会を開く。
それから、部員全員が2時間ずつかけて、情報を整理する。
いったい、何十万円のコストがかかることでしょう。

しかも、整理したとしても、1年後には元の木阿弥。
また、同様に部員全員が情報を再度、整理する。
では、そこまで労力をかけて、部員の皆さんは便利になるか・・

ならないです。

大切なのは、
整理整頓されたフォルダーがそこにあることではなく、情報が探しやすいこと。

皆さんは、利益を上げるために会社に来ているのであって、情報を探すために会社に来ているのではありません。

僭越に過ぎると思い、最後のひとことは言わなかった。

ど素人!エクセル講座

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