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2014年7月 5日 (土)

お目当ての相手に仕事が速いねと言わせる方法

Microsoftが出しているメールソフトはデフォルト(初期状態)では、日付が降順で並びます。
つまり新しいメールが一番上。そこから下に行くほど古くなる。

朝会社に来た時、会議から席に戻ってメールを開いた時、未読メールを新しい順(降順)に読むか、古い順(昇順)に読むか。

どちらがいい・悪いという断定的基準はありません。
ただ言えることは、チェックする時間は降順で読んだほうが速いです。

その理由は以下の2つです。
・未読の一番古いところまでスクロールする時間がゼロ
・古いメールを熟読しても、新しいメールで内容がひっくり返っていることがあり、古いメールを読んだ時間が無駄になる

さて本題は「仕事が速い」と言われる方法です。

1,降順で読み進めて、依頼メールを見つけたらメールチェックを中断して、その返事を書く。
 あるいは依頼内容の処理にすぐ着手する。

2,「速い」と言わせたい相手(ふつうは上司や上客)のメール以外は、要処理であっても処理フラグを立てて後回し。
 特定の相手のメールを先に読み、対応する。

3,依頼が入ったら"自分の仕事"を後回しにして、依頼を処理する。
 これはメール、会議の席上、直接とあらゆる依頼が対象です。

自分が頼んだことをすぐやってくれると、人は「この人は仕事が速い」と感じます。
自分がやっていたこと、やろうと思っていた仕事、いわゆる"自分の仕事"は後回し。
頼まれたことを先にやるのです。

頼まれた仕事を先にやることは、仕事の速度の面でも大きなメリットがあります。
頼まれてすぐの方が、記憶が新しいので速く処理できるからです。

人は頼まれた時に、大まかな仕事のイメージを描いています。
それを「時間が空いたらやろう」と思って to do リストに入れると、記憶が薄れていくと同時に、難易度が高いと錯覚してストレスになるのです。

溜めて置いた時間は、溜めている間ずっと、難易度が上がっていきます。
数日放置した依頼は、もうアリソンバンカーからの脱出ほどに壁が高くなっている。
いざ、やってみると「あれ?こんなにカンタンだったの?」ということがあります。
それは、脳が放置される間に、案件に"不安の衣"をまぶしたのです。

ここまで読んで頂いて、よし「メール降順読み」をやってみよう!
と思った方は、実は仕事が速い方だと思います。
仕事の遅さはすり込まれたDNAのようなもの。
そもそも、仕事が速くなる方法などという記事を脳がキャッチしません。
もし読んだとしても「ボクはいいよ」と言うか、2~3の反論を述べて終わりなのです。

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