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2015年9月11日 (金)

パソコンでファイルを見つけるのに手間取っていることがストレスならば

今日のお話しの対象は、パソコンでたくさんのファイルを入れている方です。
仮に、あなたのパソコンにはMy Documentsの下に20個のフォルダーがあり、そこにはあちこちに500くらいのエクセルファイルが入っているとしましょう。
あなたは自分の作ったエクセルのファイルが、パソコンのどこにあるかわからない!ということはありませんか?
いや、だいたいの場所はわかってはいる。
でも、いざ使おうと思った時に、それを探すのには数分かかるかな。
ショートカットをデスクトップに並べているから大丈夫!
でもこんなこと(下図)になっている。

Dtp

どのフォルダーに入れたか?そのフォルダーはどれだったか?
毎回、探すのに手間取っているよ。
そういう方へのご提案です。
いやいや、探すのには1~2分かかるけれど、それくらいどうってことないよ。
時間がかかった方が、残業代が稼げるし。
そういう方は、また明日お越し下さい。

使うのは「単語登録」です。
前提として以下の作業はしておいてください。

準備ができていたら、ファイルを探していきます
まず、エクスプローラーを開きます。
[スタート]右クリック>エクスプローラーを開く
[Windowsキー]+[E]でも開きます。
エクスプローラーのアイコンがタスクバーに出ている場合、それをクリック
ファイルの在処を探します。
右上に出ている検索窓にキーワードを入れて探すと、速くみつかります。
在処が見つかったら、アドレスバーを左クリック。
すると、アドレス欄の「パス」が反転表示します。
ここでは例として、以下のパスとします。
C:\Users\Documents\重要資料
そこで[Ctrl]+[C]
つづいて[Ctrl]+[F6]
(ATOKでは[Ctrl]+[F7]です)
「単語登録」ダイアログが出ます。
「単語」欄には C:\Users\Documents\重要資料 が出ています。
「読み」は以下の条件で考えます。
・自分が覚えていられる、自分にとってわかりやすい読み。
・できるだけ少ない文字数
よみのネーミングルールとして、お勧めなのは頭文字です。
「じゅうよう」の頭文字「J」しりょうの「S」で「JS」
会議資料ならば「KS」情報共有ならば「JK」です。
「読み」欄に「js」を入力
ただし、ここでWindowsパソコンにはじめからついているMS-IMEを使っている方は、あとひと手間が必要です。
「品詞」欄で「顔文字」を選びます。
(ATOKの場合不要。品詞は名詞のままでよい)
MS-IMEでは、品詞を「名詞」のままで登録すると、パスの半角部分が全角で登録されてしまうからです。
全角の文字列は、パスとして機能しません。
最後に[登録]をクリック
(ATOKの場合[OK])
これで次回から「js」と入力すると「C:\Users\Documents\重要資料」が変換候補に現れます。

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