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2015年12月28日 (月)

ビジネスメールの禁則 CC男にご用心!

「C調言葉にご用心」と歌ったのはサザンオールスターズだが、情報化社会の現代、ビジネスマンは「CC男」にならないよう気をつけなければならない。


CCはカーボンコピーの略称。
企業において、パソコンが1人1台行き渡ったのは2000年以降。
1990年代まで、業務連絡の主体は紙だった。

契約書、決裁書などの重要書類の場合、複製不能な複写が求められており、そこで使われていたのがカーボンコピー紙。
筆圧をかけて書き込むと、カーボンがそれを下に敷いた複写紙に伝えて複写が取れる。

・・・というような説明をしても、20代以下の人は何を言っているかわからない。
2015年に29歳を迎えた人が小学校に上がったのが1993年。
早い人はパソコン通信で私的なメールを始めていた。
カーボンコピー紙が使われるのは企業・組織であり、役場での手続きや企業でのアルバイトを経験する15歳は2001年。
その頃には企業の連絡手段としてメールが定着しつつあった。
従って「カーボンコピーとは・・」から始まる説明は、20代以下の人にはやめた方がよい。
思考停止した懐古主義男と思われるだけだ。


さて本題に入ろう。
結論から言うと

【1】「CC」は必要最小限にしなければならない。
【2】CCが付いているメールへ「全員に返信」をしてはいけない。


【1】CC本来の使い方
[宛先]行動をとって欲しい相手
[理解]理解だけして欲しい相手


CCの誤った用法
【A】相手にプレッシャーをかけるために使う。
自らの正当性を相手に訴える際、外堀を埋めて相手を追い込むために「自分の上長」「相手の上長」「周囲の同僚」をCCに詰め込むのが「CC男」

ここで肝に銘じたいのは1990年代にパソコン通信が始まってからの鉄則である「ネットの喧嘩は1対1」である。
当時は、ネチケット(1990年代の用語・ネット上のエチケット)として知られていたが、2000年代に入って業務でメールを使い始めた人たちは、企業・組織からこうした教育を受けていない。

つまり、企業・組織においてメールは無法地帯のまま放置されているのである。


CCの誤った用法
【B】自己アピールのために使う
相手に対して、懇切丁寧な対応メールを送る時
「私はこんなに顧客思いの仕事をしている優秀な社員です」
ということを上司に言いたいのが「CC男」

これを受け取る上司にとって、CC男の自慢話はうんざりなのである。
日本ではラインに属する社員の基準は、業務の実力主義ではない。
「部長」「課長」など組織の長になる人は、人を働かせるための能力に長けている人だ。

部下が真摯に努力しているかは、接していればわかる。
CCでアピールしてくるCC男は、それ以外のなにかが欠落していることが多い。
CC男のあざとさに上司は辟易していることを想像しなければならない。



【2】CCが付いているメールへ「全員に返信」をしてはいけない。

CCがたくさん付いているメールは「返信」をするのが正しい。
そうすれば「From」の1人だけに届く。

厄介なのは、たくさんのメンバーに届くML(Mailing List)
この場合、返信するとそのメンバー全員に届く。
差出人は「漏れなく伝えた」という説明責任が果たせてよいが「了解しました」「出席します」といった1行返信を全員分読まされるのはかなわない。

この場合は少し面倒だが[返信]をクリックした後[宛先]からMLアドレスを消して、差出人のアドレスを入力する必要がある。


CC男公害の問題点は、読む側は時間をとられるということだ。

[CC]やMLで5人に送られたメールが2往復やりとりされた場合、受け取った人は”証拠づくり”や”念のために”送られたメールを4回読まなければならない。
1通15秒で読んだとして1人あたり1分、それが5人で5分。

CC男が多い組織では、組織全体から膨大な時間が失われる。
時間=コスト(お金)であり、CC男は会社の金庫から金を抜いているに等しい。

こういった組織全体の損失は、9割以上の会社で見過ごされている。
しかし、心ある人は日頃から「なんだかなぁ」と思っていて、誰かが声を挙げてくれれば、それを歓迎するのである。

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