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2016年1月 5日 (火)

パソコン時間を3割削減する辞書登録の具体例

パソコン時間を3割削減する方法。
つづいては、辞書登録を「備忘録」として使う方法。


■パス path(パソコン内部の場所・共有フォルダーの場所)
C:\Users\Documents\プロジェクトB\ →pb

パソコンを使っている人の大半は、自分のパソコンに入っているファイルを記憶を辿って探している。
中にはフォルダーまでたどり着くショートカットをデスクトップに並べている人がいるが、ぎっしり並んだアイコンから探すことに時間をかけている。

パスを登録すれば、1分かけて探していたのが5秒になる。


■URL
http://silabel.o.oo7.jp/ → しらべる

頻繁に利用するウェブサイト、社内(イントラネット)の各種サービスは、登録しておけば、探す時間は0になる。
出退勤の届け出など、月に1度しか使わないようなサービスは、登録しておけばリマインド力が強力。


■パソコン操作(のパンくずリスト)
書式>セル>設定 →せってい

たまにしか使わないパソコン操作は、次に使う時には忘れていて「MCIではないか」と悩んでしまう。
時々使う操作を忘れないために、手順を辞書登録しておく。
そうすれば、自分は忘れていても、指が覚えている。


■メールアドレス
ichirou_satoh_5l@mai1.com → さとう

「アドレス帳」「連絡先」にメール一覧を作るのは、ウィルス感染時に被害を拡大する。
登録しておけば、一覧は要らない。
IME、ATOKともにリストから一括登録する機能があるので「1000人のメール一覧」といったものを瞬時に登録できる。


■電話とFAX
03-0l23-4567 fax0123 → すずき(その宛先の名称)

社内向けの仕事をしている場合、内線を登録しておく。
社内電話帳で探すと2分程度かかるものが、3秒で済む。


■住所
東京都中央区築地5-2-1 → つきじ

自宅や自社の住所は登録しておいて、メール署名では必要に応じて書き込む。
同僚に送るメールにも(署名に設定された)住所を書いてくるサラリーマンが多いが、いったいどれだけ思考停止しているのかと思う。


■知識(雑学)
米国、日本、ドイツ、フランス、英国、カナダ、イタリア → g7

仕事の専門知識などは登録しておく。
すると、文書やメールで専門用語を使った後に、但し書きで言葉の意味を添えられる。
受取手からすれば、丁寧な仕事に好感が持てる。


■言葉の意味
抜け目がなく貪欲である。悪らつ。小りこう。思慮が浅い → あざとい

知識が曖昧なため、確信を持って使えない言葉は多い。
「おざなり」「なおざり」といった、意味を取り違えやすい言葉の意味は登録しておき、使う前に確認するとよい。



■誤用防止のリマインダー
社内秘と言う言葉はない!それを言うならば社外秘 → しゃないひ

堂々と「社内秘でお願いします」と書いてくる間抜けがいる。
といいつつ、自分も間違いそうだ。
間違いたくないので、このように登録しておく。



最後に「短文」の登録

■ビジネス挨拶文
いつも大変お世話になります。早速ですが、 → いつも

いつもお世話になります。
いつも大変お世話になります。

相手によって、少しずつニュアンスの違いを使い分ける。
だが読みは両方とも「いつも」で登録。
こうしておけば、複数の文例が並び、そこから選べる。


■お詫び
この度は大変ご迷惑をおかけして申し訳ありません。部署をあげて、再発防止に努めて参ります。ご理解とご協力をお願い申し上げます。 → このたび

お詫びの言葉を考えるのが楽しい人はいない。
過不足なく真摯な気持ちを伝えるために、悲痛な気持ちで文章を考える・・といったストレスがなくなる。
登録しておくと、謝るのが苦にならない。


■報告
この度はご注文をいただき、ありがとうございました。ご依頼の品目について発送が完了しました。 → はっかん

はっそうかんりょう を詰めて"はっかん"
よく使うビジネス文は、最低限の文字数で登録するとよい。


おわりに

辞書登録は、日々の積み重ね。
その効力は永遠につづく。

ある時まで1分かけて入力していた文言が3秒になる。
それは、一生つづく。

登録の手間を惜しむと、その次にまた1分かけなければならない。
辞書登録すら使わない人は、一生同じストレスを抱えて、パソコンという苦行とつき合っていく。

ジャストシステムはユーザー対応にかけるコストが割けないのか、とてもユーザーに冷たい会社だが、ATOKの費用対効果は抜群に高い。


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