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2016年1月 4日 (月)

パソコン仕事を3割速くする方法

「忙しい」という言葉は使わないようにしている。
でも本当に忙しいことは時々ある。

そんな時、お昼休みはおにぎりをかじりながらパソコンに向かい、トイレへの往復は廊下をダッシュする。
さらに時間を切り詰められるだけ切り詰める。

ここでいう"切り詰める"というのは、パソコンの基本操作を極限まで省力化することを言う。

パソコンに向かっている時間をここでは「パソコン時間」という。
このパソコン時間を短縮する三本柱は

【1】ショートカットキー
【2】タッチタイピング
【3】辞書登録

この3つを駆使していない人の場合、修得することでパソコン時間は半分になる。
1日4時間パソコンに向かっている人であれば、2時間短縮。
余った2時間は、創造的な別の仕事に使えるし、残業時間を短縮できる。

日本の組織では、残業手当をもらえる一般職は、こうした省力化に取り組まない傾向がある。
省力化して速くすると、残業代が減り、収入が減るからだ。
浮いた時間で新たな価値を創ろうとか、個人の時間を増やそうという人は割と少ない。

「そのやり方、工夫すれば速くできますよ」
と進言すると、あからさまに迷惑顔をする人が少なくない。

「あなたみたいなプロじゃないから」
「もう歳だから」

いろいろなことを言って、話を逸らそうとする。
パソコンが速くなると残業が減る。
これまで薄い仕事をのんびりやっていたことがばれる。
それを無意識に恐れているのだろう。

今ここを読んでいる皆さんは、今日のタイトル「パソコン仕事を3割速くする方法」を見てページを開いた方なので、そういう人はいないと思う。


上記に挙げた三本柱のうち、鍛錬を積まなくてもパソコン時間を3割削減できるのが 【3】辞書登録である。
使っている人は、使いこんでいる機能だが、使っていない人は本当に使っていない。

はじめに、登録を容易にする設定をする。
※Windowsに標準でついているIMEの方は、以下のウェブページを参照。



Windowsに付いているIMEは最大60文字まで登録できる。
ジャストシステムのATOKは100文字。
この40文字の差はとてつもなく大きい。
特に以下に挙げる「URL」「パス」の登録において、ATOKは強力な武器になる。

ATOKを別途買うには5,000円ほどの出費になるが、辞書登録を使い始めたら、瞬時に元が取れることを予感できると思う。
その理由は最後に記そう。

さて、どのような語句を登録するのか。
20年間、ATOKを使ってきた事例からご紹介したい。

凡例
登録語 → よみ

【 単語 】
■役職付きの氏名
経理部一課長長﨑壱郎 →すずき

なかなか変換候補が現れない漢字がある。
役職を記憶していないので、名刺ホルダーを確認する。
そんな手間暇をかければ2分はかかるところ→3秒


■部署名
経理部経理課経理室 → けいけい

まぎらわしい
長い
そんな名称は単語の頭2文字をつないで登録する。
読みの「my ネーミングルール」を創ればよい。


■会社名
株式会社大日本代表的商事 → だし

礼儀として(株)などと省略してはいけないが、kabusikikaisyaではタイプ数が多すぎる。
だいにほんの「だ」しょうじの「し」で"だし"
頻繁に使う名詞は、短ければ短いほどよい。


■英語の名称
Degital Versatile Disc → dvd

3文字略語は登録しておけば正確。
日本人は英語表記を打つのが苦手なので、ほとんどだれも書いてこない。
"人とは違う"ことを垣間見せることができる。


■長い言葉の省略
コンピューターシステム → cs

konpyu-ta-sisutemuと入力すれば18文字。
それが2文字になるので10秒が1秒になる。

余談だが、1秒の定義も1byouとタイプすると「セシウム133原子の基底状態の二つの超微細エネルギー準位の間の遷移に対応する放射の91億9263万1770周期の継続時間」と変換されるよう登録している。

後編へつづく

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