プロジェクトの事務局から見た「一流」と「二流」の違い

「プロジェクトＸ」という番組によって、世の中に知れ渡った「プロジェクト」という言葉。

その定義は「部門を超えた非定常業務」である。

新規事業を立ち上げる時「プロジェクトの立ちあげだ～」と歌舞伎役者？が叫ぶのは、ビジネスソフト「勘定奉行」のＣＭだが、同じ部署の者が集まってチームを組んでも、それはプロジェクトとは呼ばない。

それは、通常業務である。

それを「部内プロジェクト」と強弁する人もいるが、言葉の定義を知ろうともせず、ねじ曲げて気軽に使う人には賛同できない。

部内における非定常業務を言うならば、それは「ワーキングチーム」である。

プロジェクトでは「リーダー」が重責を担うが、実際に手を動かすのは「事務局」と呼ばれる人。

ありていに言えば「役職がなく、几帳面。基礎的事務作業においては信頼がおける便利な人」ということになる。

その事務局が最初に取り組むのが「日程調整」

部署が違う会議の設営は、骨が折れる作業だ。

そこで早くも、メンバーの「人となり」が露呈する。

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「キックオフ日程調整」

プロジェクトＡメンバーの皆様

お世話になります。

プロジェクト終了まで３ヶ月。

短い間ですが、最後までよろしくお願い申し上げます。

早速ですが、キックオフミーティングを行います。

以下候補日より「ご都合の悪い日時」をご返信ください。

2月15日までにお願いします。

2月8日 10:00-11:00　13:00-14:00

2月9日 10:00-11:00

2月12日 10:00-11:00　13:00-14:00

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日程調整機能付きのグループウェアを導入している場合、それを使えばよいのだが、使いやすいものは少ない。

インターネット上には、呑み会やBBQ大会などのイベント日程調整をする無料サービスがある。使いやすいものが多いが、社内業務にそのようなサービスを使うのは、品格に欠ける。

メールソフトを使って、全員のメールアドレスを[;]セミコロンでつなぎ[宛先]に入れる。

会社内なので、互いは旧知の間柄。

全員を [ BCC ] に入れる必要はないし、そうすると抜け漏れなく送られているかが、わからない。

●「人となり」見分けポイント１

「返事が速い」

ビジネスメールは「即返信」するのが基本。

返事を遅らせるほど、相手の仕事を停めてしまうのが現代社会。

返事が遅い、後回しにする人は、会社の金庫から金を抜いているに等しい。

それが分かっている人を「即返信派」と呼ぶ。

メールを送信してから1時間以内に「即返信派」からの返信が届く。

この「即返信派」がプロジェクトメンバーに占める比率が、プロジェクトの成否を分ける。

50%を超えるならば、期待大。

そうでない場合、前途多難である。

また、この「即返信派」は、全般にメールマナーが良い。

質問されたことだけに、的確かつ最少減に答えていて行数が少ない。

メールだけでなく、会議マナーも良い。

流れを読んで、他人の話を奪わない。

自分の発言ポイントではしっかりモノを言う。

こうしたメリハリは一流と二流の分水嶺でもある。

つづく