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2016年10月29日 (土)

.xlsxは編集のためロックされています。使用者は'Windowsユーザー'です。

顧客台帳.xlsxは編集のためロックされています。
使用者は'Windowsユーザー'です。


会社の共有フォルダーで、任意のファイルを開こうとした時、こんなメッセージが出ることがある。
ユーザーのコンピューターが富士通製の場合
使用者は'FJ-USER'です。
と表示される。


これは、ある日突然、藤井次郎さん(FJ)が入社してファイルを開いているわけではない。
FJ-USERは富士通のコンピューターを使っているユーザーであり、WindowsユーザーはWindowsパソコンを使っているユーザーである。
いずれにせよ'Windowsユーザー'や'FJ-USERユーザー'では、今、誰がそのファイルを開いているかがわからない。


少なくとも、誰が開いているかがわかるようにするには、以下の操作が必要となる。

▼エクセルを開く
↓ ↓
▼ファイルタブ
↓ ↓
▼オプション
↓ ↓
▼ユーザー名 欄に名前を入れる

たとえばユーザー名欄に「moto」と入れた場合
使用者は'moto'です。 と表示される。

こうして、開いているユーザーを特定できる。


ファイルを開いたままお昼ご飯に行ってしまう人がいる。
こういう人は「ファイルを閉じるように」と指摘されたり、エクセルのユーザー名を入力するように求められると、たいてい逆ギレする。
ファイルを「共有」にしたらどうですか?
と話をすり替えたりもする。



このバカ者がお昼に行っている間、あるいは打合せに行っている間も、他の人はそのファイルを編集できない。
それが「台帳」のように、随時複数のユーザーが書き込む必要があるファイルの場合、そのバカ者のせいで、他の人が仕事にならなくなる。


ユーザー名を入れることは、マナー向上にもつながる。
「誰が開きっぱなしで離席したか」がわかるので、皆の顰蹙を買う。
そこで「ファイルを開きっぱなしにさせない」という抑止力が働く。

またどうしても「すぐにデータ入力して外出したい」というような場合、そのユーザーに対して「すみません、1件だけデータ入れたいので、一瞬ファイルを閉じてもらえませんか?」とネゴることもできる。

ユーザー名を入れることで、会社全体の効率があがる。
だが、それを指示することができるのは、部門長などのトップだけである。

ユーザー名を入れることで、自分が作業が遅いことも、ルーズなこともばれてしまう。
できれば、証拠はつかまれたくない。
同僚のmotoさんからの「お願い」程度では、誰も動こうとしないのである。

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