.xlsxは編集のためロックされています。使用者は'Windowsユーザー'です。

顧客台帳.xlsxは編集のためロックされています。

使用者は'Windowsユーザー'です。

会社の共有フォルダーで、任意のファイルを開こうとした時、こんなメッセージが出ることがある。

ユーザーのコンピューターが富士通製の場合

使用者は'FJ-USER'です。

と表示される。

これは、ある日突然、藤井次郎さん（ＦＪ）が入社してファイルを開いているわけではない。

FJ-USERは富士通のコンピューターを使っているユーザーであり、WindowsユーザーはWindowsパソコンを使っているユーザーである。

いずれにせよ'Windowsユーザー'や'FJ-USERユーザー'では、今、誰がそのファイルを開いているかがわからない。

少なくとも、誰が開いているかがわかるようにするには、以下の操作が必要となる。

▼エクセルを開く

↓ ↓

▼ファイルタブ

↓ ↓

▼オプション

↓ ↓

▼ユーザー名　欄に名前を入れる

たとえばユーザー名欄に「moto」と入れた場合

使用者は'moto'です。 と表示される。

こうして、開いているユーザーを特定できる。

ファイルを開いたままお昼ご飯に行ってしまう人がいる。

こういう人は「ファイルを閉じるように」と指摘されたり、エクセルのユーザー名を入力するように求められると、たいてい逆ギレする。

ファイルを「共有」にしたらどうですか？

と話をすり替えたりもする。

このバカ者がお昼に行っている間、あるいは打合せに行っている間も、他の人はそのファイルを編集できない。

それが「台帳」のように、随時複数のユーザーが書き込む必要があるファイルの場合、そのバカ者のせいで、他の人が仕事にならなくなる。

ユーザー名を入れることは、マナー向上にもつながる。

「誰が開きっぱなしで離席したか」がわかるので、皆の顰蹙を買う。

そこで「ファイルを開きっぱなしにさせない」という抑止力が働く。

またどうしても「すぐにデータ入力して外出したい」というような場合、そのユーザーに対して「すみません、1件だけデータ入れたいので、一瞬ファイルを閉じてもらえませんか？」とネゴることもできる。

ユーザー名を入れることで、会社全体の効率があがる。

だが、それを指示することができるのは、部門長などのトップだけである。

ユーザー名を入れることで、自分が作業が遅いことも、ルーズなこともばれてしまう。

できれば、証拠はつかまれたくない。

同僚のmotoさんからの「お願い」程度では、誰も動こうとしないのである。